Comment obtenir des documents administratifs auprès d'une administration ?

Vous souhaitez consulter un rapport public, récupérer un dossier scolaire ou obtenir un document détenu par votre mairie ? L’accès aux documents administratifs permet aux particuliers de demander certaines informations détenues par les administrations et les organismes chargés d’une mission de service public. Ce droit est toutefois soumis à des conditions : tous les documents ne sont pas communicables et des exceptions existent. Quels documents pouvez-vous demander ? Comment transmettre votre demande ? Dans quel délai l’administration doit-elle vous répondre ? Voici les règles à connaître.

Quels documents administratifs peut-on consulter ?

Un document administratif est un document produit ou reçu par un service de l’État, une collectivité territoriale, un établissement public ou un organisme privé chargé d’une mission de service public. Il peut être écrit, numérique, informatique ou prendre la forme d’un enregistrement sonore ou visuel.

Les documents concernés sont variés. Il peut s’agir :

• d’un dossier administratif ;
• d’un rapport ou d’une étude ;
• d’un compte rendu ou d’un procès-verbal ;
• de statistiques ;
• d’une directive, d’une instruction ou d’une circulaire.

Vous pouvez, par exemple, chercher à consulter un certificat d’urbanisme ou un dossier scolaire détenu par une administration.

L’accès aux documents administratifs est-il toujours possible ?

Le droit d’accès aux documents administratifs connaît plusieurs limites. En premier lieu, un document inachevé, comme un brouillon, ne peut pas être communiqué. D’autres documents ne sont accessibles que sous certaines conditions  :

• des documents préparatoires à une décision administrative, tant que celle-ci est en cours d’élaboration ;
• des documents contenant des informations sensibles, qui peuvent éventuellement être communiqués après occultation des mentions protégées ;
• de certaines archives publiques couvertes par un secret, dont la durée de protection peut aller de 25 à 100 ans.

Par ailleurs, l’administration n’est pas tenue de transmettre un document que vous pouvez déjà obtenir par vos propres moyens parce qu’il est diffusé publiquement.

Avant d’effectuer votre démarche, vous pouvez utiliser le service en ligne de la Cada permettant de vérifier si un document administratif est communicable.

Comment demander un document administratif ?

Pour obtenir un document, vous devez vous adresser à l’administration ou à l’organisme qui le détient. Selon les cas, il peut s’agir d’une mairie, d’une préfecture, d’un établissement public ou d’un autre organisme chargé d’une mission de service public.

Certaines administrations disposent d’une personne responsable de l’accès aux documents administratifs (Prada), qui peut être votre interlocuteur pour cette démarche. Si le document a été versé aux archives publiques, vous pouvez également contacter le service d’archives concerné.

Une demande orale ou écrite

Vous pouvez présenter votre demande oralement, par courrier ou par e-mail. Il n’est pas nécessaire de justifier les raisons pour lesquelles vous souhaitez consulter le document.

Il est néanmoins préférable de privilégier un écrit. Vous disposerez ainsi d’une preuve datée, notamment si l’administration ne répond pas.

Pour faciliter le traitement de votre demande, précisez clairement :

• le document recherché, en donnant suffisamment de détails pour permettre son identification ;
• le service ou l’organisme concerné, si vous le connaissez ;
• le mode de communication souhaité : consultation sur place, envoi postal ou transmission par e-mail.

Une demande trop vague risque de compliquer l’identification du document. En revanche, une demande abusive, notamment lorsqu’elle vise à perturber le fonctionnement de l’administration, peut ne pas recevoir de réponse.

Quel est le délai de réponse de l’administration ?

Le délai applicable dépend de la nature du document demandé. Dans le cas général, l’administration dispose d’un mois à compter de la réception de votre demande pour communiquer le document.

Les demandes portant sur un dossier médical suivent des délais spécifiques :

• Dossier médical de moins de 5 ans : le délai de réponse est de 8 jours à compter de la réception de la demande.
• Dossier médical datant de 5 ans ou plus : le délai est porté à 2 mois.

Si l’administration ne répond pas dans le délai applicable, son silence vaut refus de communication. Elle peut également notifier un refus explicite, au moyen d’une décision motivée.

Il convient donc de conserver la preuve de votre demande et de noter sa date de réception afin de pouvoir, si nécessaire, engager les démarches de recours dans les délais prévus.

Comment obtenir le document si l’administration accepte la demande ?

Lorsque votre demande est acceptée, plusieurs modes de communication sont possibles. Vous pouvez consulter le document sur place, en recevoir une reproduction ou demander son envoi par e-mail, dans la limite des possibilités techniques de l’administration.

Le mode de transmission doit également permettre de préserver le document et d’assurer sa bonne conservation. Si vous demandez un grand nombre de documents, l’administration peut vous proposer une consultation sur place ou organiser l’accès en plusieurs étapes.

Elle peut aussi mettre certains documents en ligne, à condition qu’ils soient communicables à toute personne et que les informations protégées soient anonymisées si nécessaire.

La consultation est-elle gratuite ?

Le coût dépend du mode de communication choisi :

• Consultation sur place : gratuite.
• Envoi d’une copie numérique par e-mail : gratuit.
• Copie papier au format A4, en noir et blanc : jusqu’à 0,18 € par page.
• Copie sur cédérom : jusqu’à 2,75 €.

Que faire si l’administration refuse de communiquer le document ?

Si l’administration refuse votre demande, explicitement ou en gardant le silence au-delà du délai applicable, vous pouvez saisir la Commission d’accès aux documents administratifs (Cada).

Cette démarche est gratuite. Dans le cas général, vous disposez de 2 mois à compter de la notification du refus écrit ou de la naissance du refus tacite pour saisir la commission.

Vous pouvez effectuer cette démarche par courrier, par e-mail ou au moyen du formulaire en ligne de la Cada. Votre demande doit préciser les documents recherchés et comporter vos coordonnées. Vous devez également joindre, selon la situation, une copie de votre demande initiale restée sans réponse ou du refus reçu.

La commission peut vous demander des informations complémentaires si votre dossier est incomplet. Une fois votre demande enregistrée, elle vous notifie son avis dans un délai d’un mois.

Attention : l’avis de la Cada ne contraint pas automatiquement l’administration à communiquer le document. Même si la commission rend un avis favorable, l’administration peut maintenir son refus.

Peut-on saisir le tribunal administratif ?

Si l’administration confirme son refus malgré un avis favorable de la Cada, vous pouvez engager un recours contentieux. Vous pouvez également saisir le juge dans les conditions prévues lorsque le refus est confirmé ou qu’une nouvelle décision implicite de refus intervient.

Vous disposez de 2 mois pour saisir le tribunal administratif à compter de la décision implicite de refus de l’administration, laquelle intervient lorsque celle-ci garde le silence pendant 2 mois à partir de l’enregistrement de votre demande par la Cada.