Cerfa 13891 demande d'avis préalable à la mise en œuvre de traitements automatisés de données à caractère personnel à la Cnil

Pour obtenir le document nécessaire à la demande d'avis préalable à la mise en œuvre de traitements automatisés de données à caractère personnel à la CNIL, vous pouvez le télécharger en cliquant sur le lien ci-dessous :

Le formulaire Cerfa 13891*02 a pour objet de recueillir les informations nécessaires auprès des responsables de traitement de données personnelles afin de soumettre à la CNIL une demande d'avis préalable à la mise en œuvre de tels traitements. Cela concerne principalement les organismes publics et privés souhaitant automatiser le traitement de données à caractère personnel de manière légale et sécurisée.

À quoi il sert : Ce formulaire permet de formaliser la demande d'avis auprès de la CNIL concernant la mise en œuvre de traitements automatisés de données à caractère personnel, un processus souvent nécessaire pour assurer la conformité légale des traitements de données dans le cadre de la protection des données personnelles telles que régulées par la loi du 6 janvier 1978 modifiée en 2004.

Pour qui : Ce document est destiné aux entreprises, aux agences gouvernementales, aux administrations publiques ainsi qu'à toute organisation collectant et traitant des données personnelles de manière automatisée. Il permet à ces entités de solliciter un avis préalable de la CNIL afin de s'assurer que leurs pratiques sont conformes à la règlementation en vigueur en matière de protection des données.

Comment le remplir :

1. Déclarant : Dans cette section, il faut fournir les informations sur le déclarant telles que le nom ou la raison sociale, le service, l'adresse, le numéro SIRET, le téléphone et l'adresse électronique. Ces informations permettent d'identifier clairement le responsable de la demande.
2. Service chargé de la mise en œuvre du traitement : Vous devez indiquer ici si le service en charge du traitement est le déclarant lui-même ou un tiers. Si c’est un tiers, il faut compléter les coordonnées de ce dernier.
3. Finalité du traitement : Cette partie doit préciser l'objectif du traitement : mise à disposition de services publics, sécurité publique, prévention d'infractions pénales, etc. Vous devez également indiquer les logicels utilisés, les personnes concernées par le traitement (salariés, clients, patients, etc.) et les technologies spécifiques utilisées (vidéoprotection, géolocalisation, etc.).
4. Transfert de données hors de l'UE : Si le traitement implique un transfert de données hors de l'Union Européenne, cette section doit être complétée. Vous devez indiquer les pays concernés et fournir une annexe sur les dispositifs de protection des données transférées.
5. Données traitées : Cette section vise à détailler les catégories de données collectées, leur origine, la durée de conservation et les destinataires de ces données. Des catégories comme l'état civil, la vie personnelle, professionnelle, les informations économiques et financières, ainsi que les données de localisation doivent être renseignées.
6. Données sensibles : Cela concerne des données particulièrement sensibles comme le numéro de sécurité sociale, les données biométriques et génétiques. Vous devez décrire quelles sont ces données, comment elles sont collectées, la durée de conservation et les destinataires.
7. Interconnexions : Si des interconnexions de fichiers sont prévues, elles doivent être décrites ici. Vous devez indiquer les fichiers interconnectés, leur finalité et les déclarations CNIL correspondantes.
8. Droit d'accès des personnes fichées : Vous devez préciser les mesures mises en place pour informer les personnes fichées de leur droit d'accès, comme les mentions légales sur les formulaires, l'affichage ou l'envoi de courrier personnalisé. Les coordonnées du service chargé de répondre aux demandes de droit d'accès doivent être fournies.
9. Sécurité et architecture informatique : Cette section aborde les mesures de sécurité pour protéger les données traitées. Des informations sur les systèmes et applications impliqués, la nature des réseaux, les sauvegardes, les protocoles de sécurité et les mesures contre les intrusions doivent y être détaillées.
10. Personne à contacter : Ici, il s'agit d'indiquer les coordonnées de la personne en charge du formulaire au sein de l’organisme déclarant à qui la CNIL peut adresser d’éventuelles demandes de compléments.
11. Signature du responsable : Le formulaire doit être signé par le responsable de l’organisme déclarant, attestant que les informations fournies sont exactes et conformes à la loi.

Une fois complété, le formulaire doit être envoyé à la CNIL pour examen. La CNIL peut ensuite fournir des recommandations ou des exigences supplémentaires pour s'assurer que le traitement des données est conforme aux lois de la protection des données personnelles.