Prochainement, les entreprises d’au moins 50 salariés seront dans l’obligation de mettre en place librement une procédure spéciale, pilotée par un référent, pour recueillir et faire remonter les signalements de lanceurs d'alerte potentiels. Cette obligation prendra effet au 1er janvier 2018. Les entreprises devront communiquer, par tout type de moyen (affichage, email, courrier), à l'ensemble de leur personnel la procédure de lanceur d'alerte.
Qu’est-ce qu’un lanceur d’alerte ?
Les lanceurs d’alertes peuvent être des membres de l'entreprise et des collaborateurs extérieurs. Il s'agit d'une personne physique agissant de manière désintéressée et de bonne foi, autrement dit sans intention de nuire. Il est soumis à une obligation de confidentialité.
Le champ de compétence du lanceur d'alerte lui permet de signaler une information sensible, une menace, un préjudice, un délit, un crime, à son supérieur hiérarchique, à son employeur ou à un référent.
Désignation obligatoire d’un référent
À partir de janvier 2018, les entreprises d’au minimum 50 salariés devront désigner un référent, chargé de recueillir les alertes et signalements adressés à l'entreprise. Ce référent peut être une personne physique ou une entité.
Si elle le souhaite, l'entreprise a la possibilité de confier cette mission à un prestataire de services : cabinet d'audit ou d'avocats par exemple. Il convient toutefois de s'assurer que le prestataire a compétence, autorité et les moyens d'exercer son travail.
Les entreprises devront organiser un affichage clair afin d’expliquer à leurs salariés la mise en oeuvre de cette procédure : étapes de la procédure de recueil, destinataires et conditions pour adresser les signalements.
Déroulement de la procédure de recueil des signalements
Le lanceur d’alerte doit impérativement collecter les faits, les informations et les documents permettant d’argumenter et de justifier l’alerte. Pour ensuite adresser le signalement à son référent, employeur ou supérieur hiérarchique.
L'entreprise doit confirmer la bonne réception du signalement du donneur d'alerte et lui indiquer le délai de traitement de l'information. Par ailleurs, la procédure doit être confidentielle concernant l'identité du lanceur d'alerte, la nature des faits et les personnes visées.
Si la procédure s'arrête, l'entreprise doit informer l'auteur de l'alerte et les personnes concernées et détruire sous deux mois les pièces du signalement.