Cerfa 13786 Mise en oeuvre de traitements automatisés de données à caractère personnel

Pour obtenir le formulaire Cerfa n°13786*02 intitulé "Demande d’autorisation préalable à la mise en œuvre de traitements automatisés de données à caractère personnel", vous pouvez le télécharger en suivant ce lien :

Le formulaire Cerfa n°13786*02 est un document officiel utilisé pour demander une autorisation préalable à la mise en œuvre de traitements automatisés de données à caractère personnel. Ce document est généralement requis dans le cadre de la protection des données personnelles en France, notamment pour respecter les dispositions de la Loi Informatique et Libertés.

Ce formulaire s'adresse à tous les organismes, qu'ils soient publics ou privés, ainsi qu'aux personnes physiques qui souhaitent mettre en place des systèmes de traitement automatisé de données personnelles. L'objectif est de s'assurer que toutes les mesures nécessaires sont prises pour protéger les données personnelles des individus concernés.

Le formulaire est composé de plusieurs sections, chacune ayant des champs spécifiques à remplir. Voici un guide détaillé pour vous aider à remplir ce formulaire correctement :

1. Déclarant

Cette section concerne les informations du déclarant, qu'il s'agisse d'une personne morale ou physique. Vous devez indiquer :

• Le nom et le prénom ou la raison sociale
• Le sigle (le cas échéant)
• Le numéro SIRET
• L'adresse complète
• Le code postal et la ville
• Le code APE
• Le nom et le prénom de la personne à contacter ainsi que son adresse électronique

2. Service chargé de la mise en œuvre du traitement

Dans cette section, vous devez fournir des informations sur le service ou l’organisme qui effectuera le traitement. Il peut s'agir du déclarant lui-même ou d'un service différent.

3. Finalité du traitement

Indiquez ici l'objectif ou les objectifs du traitement des données. Cela peut inclure, par exemple, le contrôle d'accès à des locaux professionnels par un dispositif biométrique. Vous devez également préciser le fondement juridique et le nom du logiciel utilisé, ainsi que les catégories de personnes concernées par le traitement.

4. Transfert de données hors de l'UE

Vous devez indiquer si vous prévoyez de transférer des données traitées vers un pays situé hors de l'Union européenne et s’il assure un niveau de protection suffisant.

5. Données traitées

Cette section détaille les catégories de données collectées, leur origine, la durée de conservation et les destinataires. Les catégories de données peuvent inclure :

• État-civil, identité, données d'identification
• Vie personnelle
• Vie professionnelle
• Informations d'ordre économique et financier
• Données de localisation

6. Données sensibles

Les données sensibles nécessitent une attention particulière. Vous devez indiquer les catégories de données sensibles collectées, telles que :

• Numéro de sécurité sociale
• Biométriques (empreintes digitales, reconnaissance faciale, etc.)
• Données génétiques
• Infractions, condamnations, mesures de sûreté
• Données de santé (pathologies, traitements, etc.)
• Autres données sensibles (opinions politiques, religieuses, etc.)

7. Interconnexions

Ici, vous devez indiquer si vous effectuez des interconnexions de fichiers ayant des finalités différentes. Vous devez expliquer les raisons de ces interconnexions et les fichiers concernés.

8. Le droit d'accès des personnes fichées

Les personnes concernées par le traitement des données ont le droit d’accéder à ces dernières. Vous devez indiquer comment vous informez les personnes concernées de ce droit et fournir les coordonnées du service chargé de répondre aux demandes d’accès.

9. Sécurité et architecture informatique

Cette section est consacrée aux mesures de sécurité mises en place pour assurer la protection des données. Vous devez fournir des informations sur :

• Le nom du système d'exploitation
• Le système informatique utilisé
• Les logiciels d'application
• L'architecture réseau
• Les échanges avec des tiers
• La sécurité physique des locaux et des équipements
• Les mesures de sauvegarde
• Les mesures de protection contre les intrusions
• Les interventions de maintenance
• Les procédures d'authentification et d'identification

10. Personne à contacter

Indiquez les coordonnées de la personne qui a complété le formulaire et qui peut répondre aux éventuelles demandes de compléments de la CNIL.

11. Signature du responsable

Le formulaire doit être signé par le responsable de l'organisme déclarant, attestant que le traitement décrit respecte les exigences de la loi du 6 janvier 1978 modifiée.

En suivant ces instructions détaillées, vous devriez être en mesure de remplir correctement le formulaire Cerfa n°13786*02 et de vous assurer que toutes les informations nécessaires sont fournies pour obtenir l'autorisation de la CNIL pour la mise en œuvre de votre traitement automatisé de données à caractère personnel.