Quelles informations obligatoires l'employeur doit-il transmettre lors de l'embauche d'un nouveau salarié ?

Le bulletin de salaire, la déclaration préalable à l’embauche ainsi que le contrat de travail comportent déjà de nombreux renseignements utiles au salarié. Mais ils ne sont pas toujours suffisants. Depuis le 1er novembre 2023, les employeurs ont l’obligation de transmettre des informations complémentaires à leurs nouveaux salariés. Nous vous indiquons quels sont ces éléments à caractère obligatoire ainsi que leur délai de transmission lors de l’embauche.

Les informations obligatoires à communiquer dans les 7 jours suite à l’embauche

À partir de la date d’embauche du salarié, l’employeur dispose de 7 jours calendaires pour lui transmettre les informations suivantes :

• dans le cadre d’un CDD, l’employeur doit communiquer la durée prévue pour le contrat ou sa date de fin ;
• les conditions de la période d’essai ainsi que sa durée (un renvoi aux dispositions de la convention, de l’accord collectif ou aux dispositions législatives est permis) ;
• l’identité du salarié ainsi que celle de l’employeur ;
• le lieu de travail ou l’adresse de l’employeur (selon la situation) ;
• l’intitulé du poste ;
• la date d’embauche, c’est-à-dire le premier jour travaillé ;
• les fonctions, la catégorie d’emploi ou socioprofessionnelle (selon le cas de figure) ;
• tous les éléments qui concernent la rémunération, les éventuelles majorations pour heures supplémentaires, les modalités de paiement ainsi que la périodicité (un renvoi aux dispositions de la convention, de l’accord collectif ou aux dispositions législatives est permis) ;
• préciser la durée de travail quotidien, indiquer si elle est mensuelle ou hebdomadaire, les éventuelles heures complémentaires, heures supplémentaires, les modalités de changement d’équipe (un renvoi aux dispositions de la convention collective, de l’accord collectif ou aux dispositions législatives est permis).

Les informations obligatoires à communiquer dans le mois qui suit la date d’embauche

Dès la date d’embauche du salarié, l’employeur dispose d’un mois pour lui communiquer les informations suivantes :

• dans le cadre d’un contrat de travail temporaire, il doit informer du nom de l’entreprise utilisatrice ;
• la procédure qui s’applique dans le cas où le contrat de travail devrait être rompu (un renvoi aux dispositions de la convention, de l’accord collectif ou aux dispositions législatives est permis) ;
• le droit à la formation professionnelle (un renvoi aux dispositions de la convention, de l’accord collectif ou aux dispositions législatives est permis) ;
• les accords collectifs ainsi que les conventions collectives applicables ;
• les informations qui concernent les congés payés ou les modalités de calcul de leur durée ;
• les régimes obligatoires ainsi que les contrats de protection sociale complémentaires dont le salarié bénéficie.

À noter que la liste complète des informations obligatoires à communiquer sous 7 jours calendaires ou 1 mois est précisée dans le décret du 30 octobre 2023.

Les informations obligatoires lorsque les salariés sont appelés à travailler à l'étranger

Les salariés qui exercent habituellement en France et qui sont appelés à exercer leur activité professionnelle à l’étranger sont concernés par des informations obligatoires supplémentaires. Notamment, lorsque la durée est supérieure à 4 semaines consécutives :

• la devise avec laquelle le salarié sera rémunéré ;
• les avantages en espèces et en nature (si concerné) ;
• le pays dans lequel le salarié va travailler ;
• la durée prévue ;
• des indications quant à l’organisation ou non d’un rapatriement du salarié ;
• dans le cas où le rapatriement serait organisé, des précisions quant aux conditions ;
• la rémunération en vertu du droit applicable de l’État d’accueil ;
• les modalités quant au remboursement de certaines dépenses comme la nourriture, le logement et le voyage ou les allocations propres aux détachements (si concerné) ;
• l’adresse du portail internet qui a été mis en place par l’État d’accueil.

Quels sont les moyens dont dispose l’employeur pour communiquer les informations obligatoires ?

L’employeur communique les informations obligatoires par écrit, soit au format électronique, soit au format ou papier.

Si l’entreprise opte pour le format électronique, ces documents, qui sont différents du contrat de travail, doivent être accessibles au salarié concerné. Celui-ci peut les enregistrer ainsi que les imprimer s’il le souhaite. De son côté, l’employeur conserve une trace de la réception ou de la transmission des informations obligatoires.

Il peut arriver que certaines informations fassent l’objet d’une modification. L’employeur doit transmettre au salarié un document qui précise cette mise à jour et sa date d’effet dans les meilleurs délais. Il peut le transmettre au format papier ou électronique. Hormis lorsque cette mise à jour est liée à un changement de la convention collective, de l’accord collectif applicable ou des dispositions législatives.

Quelles sont les entreprises concernées ?

Toutes les entreprises doivent transmettre ces informations obligatoires à leurs salariés. Excepté les employeurs qui utilisent le CESU et dont les salariés ne dépassent pas 3 heures de travail par semaine sur 4 semaines consécutives.

Lorsque l’employeur ne transmet pas ces informations, le salarié a la possibilité de le mettre en demeure. C'est-à-dire lui envoyer une lettre recommandée pour exiger de recevoir les informations obligatoires sous 7 jours calendaires. Si une fois ce délai passé le salarié ne les reçoit pas, alors il peut saisir le conseil des prud’hommes.