Copropriété : comment fonctionnent les notifications électroniques ?
Depuis quelques années, la dématérialisation s’invite dans la gestion des copropriétés. Convocations, procès-verbaux, mises en demeure… de plus en plus d’actes peuvent être transmis par voie électronique, sous réserve de respecter un cadre précis. Voici ce qu’il faut savoir sur les notifications et mises en demeure par recommandé électronique en copropriété.
Un principe posé par la loi, précisé par décret
La possibilité d’utiliser la voie électronique pour les notifications et mises en demeure en copropriété a été introduite par la loi ALUR de 2014, avec un décret d’application entré en vigueur le 24 octobre 2015. Ce dispositif a été renforcé par la loi « Habitat dégradé » du 9 avril 2024, qui fait de la notification électronique le mode par défaut, l’envoi postal devenant l’exception.
L’article 42-1 de la loi du 10 juillet 1965, dans sa version issue de la réforme de 2024, dispose que « les notifications et les mises en demeure sont valablement faites par voie électronique ». Les copropriétaires conservent toutefois la possibilité de demander, à tout moment et par tout moyen, à recevoir ces documents par voie postale.
Quels actes peuvent être transmis électroniquement ?
La dématérialisation concerne l’ensemble des notifications et mises en demeure prévues par la loi du 10 juillet 1965. Cela inclut les actes adressés par le syndic, les copropriétaires, le président du conseil syndical et, le cas échéant, l’administrateur provisoire.
Actes transmis par le syndic
Le syndic peut envoyer par voie électronique :
- la convocation aux assemblées générales ;
- le procès-verbal aux copropriétaires opposants ou absents ;
- l’exercice du droit de priorité des copropriétaires lors de la vente d’une place de stationnement ;
- la notification du droit de délaissement ou de priorité en cas de surélévation ;
- la mise en demeure pour le recouvrement d’une créance.
Actes transmis par les copropriétaires et le conseil syndical
Les copropriétaires peuvent notamment notifier par voie électronique :
- une demande d’inscription d’un point à l’ordre du jour de l’assemblée générale ;
- leur décision de participer à un emprunt collectif ;
- une convocation à l’assemblée générale (dans les cas prévus par la loi) ;
- une mise en demeure du syndic pour convoquer une assemblée.
Le président du conseil syndical peut également transmettre par voie électronique une mise en demeure au syndic, puis, si besoin, la convocation à l’assemblée générale.
Comment mettre en place la notification électronique ?
Depuis la loi de 2024 et le décret n°2025-1292 du 22 décembre 2025, l’adresse électronique du copropriétaire figure obligatoirement dans la liste des copropriétaires tenue par le syndic, sans qu’un accord préalable soit nécessaire. La notification électronique devient donc le principe, sauf demande contraire du copropriétaire.
Le syndic doit informer les copropriétaires, dans les avis d’appels de charges et les convocations, de la possibilité de continuer à recevoir les notifications et mises en demeure par voie postale. Aucune sanction n’est toutefois prévue en cas d’oubli de cette mention.
Les modalités techniques de l’envoi électronique
Les notifications et mises en demeure par voie électronique peuvent être réalisées :
- par lettre recommandée électronique (LRE), selon les articles R. 53 à R. 53-4 du Code des postes et des communications électroniques ;
- ou via un procédé électronique mis en œuvre par un prestataire de services de confiance qualifié, garantissant l’intégrité des données, la sécurité et la traçabilité des communications.
Le recours au fax, autrefois possible, a été supprimé en raison de son faible niveau de sécurité juridique.
Fonctionnement de la lettre recommandée électronique
L’envoi d’une LRE suit un processus sécurisé :
- Un tiers (prestataire) informe le destinataire, par courriel, qu’une LRE va lui être envoyée.
- Le destinataire dispose de 15 jours pour accepter ou refuser de recevoir la LRE.
- En cas d’acceptation, le tiers envoie la LRE à l’adresse électronique communiquée.
- Si l’expéditeur ou le destinataire le demande, la LRE peut être imprimée et distribuée par voie postale.
La date de réception est réputée être le lendemain de l’envoi du courriel par le tiers.
Comment revenir à l’envoi postal ?
Tout copropriétaire peut, à tout moment, demander à recevoir de nouveau les notifications et mises en demeure par voie postale. Cette demande doit être formulée « par tout moyen permettant d’établir avec certitude sa date de réception », par exemple :
- lettre recommandée avec avis de réception ;
- remise en main propre contre émargement ;
- ou lors d’une assemblée générale (avec mention au procès-verbal).
La demande prend effet le lendemain du huitième jour suivant sa réception par le syndic, ou le jour même si elle est formulée en assemblée générale.
