Comment envoyer une lettre recommandée électronique (LRE) ?
Les particuliers comme les entreprises peuvent envoyer un courrier en recommandé en ligne, depuis leur ordinateur. Pratique et rendu fiable grâce à un procédé de vérification de l’identité poussé (LRE eIDAS), ce dispositif est en plein essor. De quoi s’agit-il précisément ? Comment cela fonctionne-t-il ? On vous explique.
Pourquoi recourir à la lettre recommandée électronique ?
Qu’est-ce qui distingue la lettre recommandée électronique ?
La lettre recommandée électronique (LRE) est entièrement dématérialisée. La LRE n’est pas réservée aux professionnels, elle est également à la portée des particuliers. Pour trouver un prestataire qualifié, vous pouvez consulter la liste des produits et services certifiés du site de l’ANSSI ou la liste des prestataires sur le site de la Commission européenne. Le prestataire doit se conformer au règlement eIDAS.
Important : ne confondez pas la LRE avec la lettre recommandée écrite en ligne. En effet, vous pouvez envoyer une lettre recommandée par voie postale en la saisissant sur le site de La Poste.
Quels sont les avantages de la lettre recommandée électronique ?
Voici 6 bonnes raisons de choisir la lettre recommandée en ligne :
- elle a la même valeur qu’une lettre recommandée avec accusé de réception classique ;
- elle est sécurisée et encadrée par le règlement européen eIDAS ;
- sa confidentialité est garantie ;
- elle fournit une preuve du contenu envoyé ;
- elle réduit votre empreinte carbone ;
- l’envoi est immédiat.
En outre, suite à l’augmentation des tarifs de La Poste, la LRE peut vous coûter moins cher qu’une lettre recommandée papier.
Comment fonctionne le procédé de vérification de l’identité poussé de la LRE ?
Le règlement eIDAS, qu’est-ce que c’est ?
Le règlement eIDAS ou « Electronic Identification And Trust Services » est applicable depuis 2016 sur de nombreuses transactions. Il est devenu obligatoire le 29 septembre 2018. Il concerne les prestataires de services, ainsi que les organismes du secteur public de l’Union européenne.
Ce règlement permet d’accroître la confiance dans l’identification électronique des documents par les services de confiance et leur apporte une valeur juridique.
La réglementation eIDAS formule les règles exigées et relatives aux moyens d’identification électroniques, mais aussi pour les signatures électroniques utilisées pour les échanges.
Quelles sont les règles d’utilisation de la LRE EIDAS ?
Vérification de l’identité de l’expéditeur de la lettre recommandée électronique
Une fois que vous avez choisi votre prestataire, vous devez prouver votre identité et vous authentifier. L’identité de l’expéditeur est vérifiée par divers moyens, cela peut se faire à distance par identification électronique.
Par exemple, il est tout à fait possible d’avoir recours à une signature ou cachet électronique pour prouver votre identité. En l’absence de ces justificatifs, d’autres méthodes d’identification sont fournies en équivalence pour attester la présence en personne de l’expéditeur.
Bon à savoir : il est toujours possible de faire authentifier votre signature de manière traditionnelle.
Preuve électronique du dépôt de la LRE à l’expéditeur
Vous recevez dans votre boîte mail une preuve du dépôt de sa lettre en recommandé en ligne de la part du prestataire.
La preuve de dépôt doit comporter un certain nombre d’informations :
- votre identité ainsi que votre adresse e-mail ;
- un numéro d’identification unique de l’envoi ;
- la date et l’horaire auxquels a eu lieu le dépôt électronique indiqué par un horodatage électronique ;
- le cachet électronique avancé ou la signature électronique avancée.
Acceptation ou refus par le destinataire
Le prestataire envoie un e-mail au destinataire pour le prévenir qu’une lettre en courrier recommandé électronique est en attente de son acceptation. Le lendemain de l’envoi du courrier, le destinataire a 15 jours pour choisir d’accepter ou non la réception du courrier. Le destinataire n’a pas connaissance de l’identité de l’expéditeur.
Si le destinataire accepte, le prestataire transmet le courrier et conserve une preuve de la réception du courrier pendant un an. Sur cette preuve de réception du courrier sont mentionnées la date, l’heure de réception par horodatage électronique qualifié.
Bon à savoir : si le destinataire de la lettre est un professionnel, son consentement n’est pas obligatoire. Toutefois, si c’est possible, prévenez-le afin que votre LRE soit traitée de manière optimale.
Si le destinataire ignore le courrier durant les quinze jours, ou s’il refuse la réception du courrier, le prestataire fournit à l’expéditeur une preuve du refus du courrier ou de sa non-réclamation dès le lendemain. Sur la preuve sont notées la date et l’heure du refus par horodatage électronique certifié. Cette preuve est conservée pendant un an par le prestataire.
Notez que si le destinataire n’accède pas au contenu dans un délai de 5 jours, il devra créer un compte avec son adresse e-mail pour l’ouvrir.
Bon à savoir : malgré la montée en puissance de la digitalisation, il est toujours possible d’envoyer des recommandés par voie postale, en se rendant dans un bureau de poste ou depuis le site de La Poste.
