Immatriculer une copropriété au registre national des copropriétés

Depuis mars 2014, la loi Alur rend obligatoire l’immatriculation des copropriétés. Celles-ci sont ainsi tenues de déclarer un certain nombre d’informations les concernant et de s’immatriculer au sein du registre national des copropriétés tenu par l’Anah (Agence nationale de l’habitat).

À quoi sert le registre national des copropriétés ?

L’objectif affiché du registre est d’améliorer la connaissance et la gestion des copropriétés. Les informations collectées permettent notamment d’anticiper les dysfonctionnements (consommation énergétique exagérée, dégradation du bâti, déséquilibre financier, etc.) et de disposer d’éléments de comparaison des charges de copropriété. Les syndicats de copropriété bénéficient ainsi d’une meilleure visibilité sur l’état et le fonctionnement des copropriétés.

Certaines données ne sont communiquées qu’après autorisation de l’Anah. Ainsi, les établissements publics de l’État et les collectivités territoriales doivent, à cette fin, préciser la qualité du demandeur, le périmètre géographique concerné et la finalité de l’utilisation des données. Les établissements publics de l’État chargés des politiques de l’habitat peuvent demander l’accès à l’ensemble des informations relatives aux syndicats de copropriétaires et les collectivités territoriales, aux données concernant les copropriétés situées sur leur territoire. Les informations communiquées par l’Anah sont gratuites et sont fournies soit par un fichier soit via un accès sécurisé avec identifiant personnel.

Toutefois, par ce dispositif, nombre de données recensées sont aussi librement restituées au public (particuliers, futurs acquéreurs) via un annuaire et des statistiques accessibles en ligne. Ainsi, si vous envisagez un projet immobilier, vous pouvez localiser les copropriétés autour d’une adresse et disposer d’informations sur le niveau du montant des charges ou sur l’étiquette énergie.

Les rapports statistiques

Un service en ligne propose l’édition de rapports statistiques (format PDF ou Excel) à partir de données territoriales (région, département, intercommunalité, métropole du Grand Paris) enregistrées. Ils rassemblent les données des deux derniers trimestres et proposent, au choix, un contenu détaillé (par département) ou synthétique (par région, département intercommunalité, métropole Grand Paris).

Vous pouvez y trouver la répartition des copropriétés dans un secteur donné selon le nombre de lots, l’ancienneté, le statut juridique, le type de représentant légal, l’organisation, la période de construction, l’étiquette énergétique, le type de chauffage, le montant des charges courantes, le montant du budget prévisionnel, les impayés, la réalisation de travaux, les éventuelles procédures administratives et judiciaires en cours.

Les statistiques grand public sont soumises au secret statistique. De ce fait, seules les données liées à des territoires comptant au moins 11 copropriétés peuvent être publiées. Pour les autres, la mention « NC » (non communiqué) est affichée et les données n’apparaissent pas dans les graphiques.

L’annuaire des copropriétés

Un annuaire en ligne permet une recherche simple par adresse de copropriété ou une recherche avancée par département, commune, voie, numéro d’immatriculation et par nom de copropriété. Si le champ de la recherche est trop vaste, seules les cinquante premières copropriétés sont proposées. Les résultats affichent la date du règlement de copropriété ainsi que le nom, l’adresse, la localisation et le numéro d’immatriculation de la copropriété.

Les copropriétés concernées par l’obligation légale de déclaration

Les copropriétés soumises à l’immatriculation sont des immeubles totalement ou en partie destinés à l’habitation (logements, commerces, bureaux), quel que soit leur mode de gestion (coopérative, syndic professionnel ou bénévole).

Les lots secondaires, comme les parkings et les caves, ne sont pas concernés.

En 2016, l’obligation a d’abord porté sur les copropriétés d’une taille supérieure à 200 lots puis, en 2017, celles dont la taille était comprise entre 51 et 200 lots. Pour finir, au 31 décembre 2018, ce sont les copropriétés de 50 lots et moins qui devront figurer dans le registre. À compter du 1^er janvier 2019, toutes les copropriétés devront donc être immatriculées.

Depuis le 1^er janvier 2017, toute nouvelle copropriété est obligatoirement immatriculée au registre.

Qui peut immatriculer une copropriété ?

Les copropriétés créées avant le 1^er janvier 2017

Pour les copropriétés créées avant le 1^er janvier 2017, l’immatriculation peut être réalisée par le syndic désigné en assemblée générale, un administrateur provisoire (en cas de difficulté) ou un mandataire ad hoc (en cas de procédure d’alerte) désigné par le tribunal de grande instance. Le notaire peut, quant à lui, effectuer les démarches lors de la mise en copropriété d’un immeuble ou de la vente d’un lot.

Le syndic qui effectue les formalités d’immatriculation facture sa prestation au syndicat des copropriétaires ; en revanche, les actualisations de données font partie de ses tâches habituelles.

Les notaires sont tenus de vérifier qu’une copropriété faisant l’objet d’une transaction immobilière est bien immatriculée. Si ce n’est pas le cas, ils peuvent procéder d’office à son immatriculation dans deux cas : en l’absence de syndic ou si le syndic en place n’a pas effectué de demande d’immatriculation malgré une mise en demeure. Ce dispositif s’applique depuis le 1^er janvier 2017 pour les copropriétés de plus de 200 lots, depuis le 1^er janvier 2018 pour les copropriétés de 51 à 200 lots, et il s’appliquera à partir du 1^er janvier 2019 pour les copropriétés de 50 lots et moins.

Les copropriétés créées à partir du 1^er janvier 2017

Toute copropriété créée à partir du 1^er janvier 2017 est immatriculée par un notaire.

Immatriculation d’une copropriété

Le dépôt du dossier d’immatriculation et la transmission des données étant dématérialisés, la personne qui réalise la démarche est nommée « télédéclarant ».

Avant de procéder à l’immatriculation, il est nécessaire pour le déclarant, personne morale ou physique, de créer un compte en ligne.

S’il possède déjà un compte de télédéclarant, le représentant légal de la copropriété doit demander le rattachement de son compte à la copropriété qu’il doit immatriculer avant de déclarer des informations auprès du registre.

Lorsque son compte est créé ou rattaché, le télédéclarant peut effectuer les démarches d’immatriculation.

La création d’un compte de télédéclarant

Sur la page de création du compte, après avoir cliqué sur « S’inscrire », précisez si vous êtes un syndic bénévole ou un télédéclarant professionnel.

Si vous êtes un syndic bénévole, indiquez votre identité (civilité, nom, prénom), votre adresse électronique, votre numéro de téléphone, vos coordonnées postales.

Si vous êtes un télédéclarant professionnel, indiquez le numéro Siret de l’établissement, le numéro de la carte professionnelle (sauf pour les HLM), le numéro de récépissé de la déclaration d’activité préalable pour un établissement secondaire, l’identité du dirigeant (civilité, nom, prénom), son adresse électronique, son numéro de téléphone.

Notez que si votre logiciel de gestion permet l’interfaçage par webservice avec le registre des copropriétés, vous pourrez mentionner les informations figurant sur le certificat utilisé pour les appels en webservice.

Après avoir validé le formulaire, vous recevez un courriel contenant un lien dont la durée de validité est de 120 heures. Vous devez cliquer sur ce dernier pour créer un mot de passe (de 8 à 12 caractères).

Un code d’activation vous est ensuite envoyé par voie postale. Le délai annoncé est de 15 jours. C’est ce code qui activera votre compte.

Dès lors que votre compte est activé, vous pouvez immatriculer la copropriété et créer des comptes utilisateurs pour d’autres personnes de votre structure.

Attention : si durant 12 mois consécutifs, vous n’accomplissez aucune démarche à partir de votre compte, ce dernier est supprimé.

Le rattachement d’une copropriété à un compte de télédéclarant

Vous procédez à l’immatriculation initiale ou bien vous êtes le premier représentant légal de la copropriété (vous intervenez après la déclaration par le syndic provisoire ou après désignation par le notaire lors d’une immatriculation d’office). Précisez si vous intervenez dans le cadre d’une mission d’administration provisoire, joignez la pièce justificative appropriée (contrat, procès-verbal, ordonnance du tribunal), indiquez les dates de début et de fin du mandat (pour un syndic) ou de la mission en cours (pour une administration provisoire).

Votre mandat ou votre mission d’administration provisoire est renouvelé. Indiquez les dates de début et de fin du mandat (pour un syndic) ou de la mission en cours (pour une administration provisoire).

Vous déclarez votre successeur. Indiquez la date de fin de votre mandat (pour un syndic) ou de votre mission en cours (pour une administration provisoire), spécifiez si le prochain représentant légal sera un administrateur provisoire, un syndic bénévole ou un professionnel, inscrivez les informations le concernant (identité, adresse électronique, adresse postale, etc.).

Vous confirmez le rattachement du dossier d’immatriculation d’une copropriété à votre compte de télédéclarant à la suite de la déclaration réalisée par votre prédécesseur (sauf si celui-ci est le syndic provisoire). Précisez si vous intervenez dans le cadre d’une mission d’administration provisoire, indiquez les dates de début et de fin du mandat (pour un syndic) ou de la mission en cours (pour une administration provisoire).

La procédure d’immatriculation

Pour immatriculer une copropriété, vous devez d’abord saisir vos identifiants (adresse électronique et mot de passe) sur le site du registre national des copropriétés.

Pour une immatriculation initiale, vous aurez à effectuer les formalités administratives suivantes.

• Déclarer des données d’identification : le nom et l’adresse de la copropriété, la date de création du syndicat, éventuellement le numéro Siret et le statut du syndicat de copropriétaires, la date du règlement de copropriété, les références cadastrales, le nombre et la nature des lots (habitation, commerces, bureaux, de stationnement) de la copropriété, s’il y a lieu le nom du syndic.
• Fournir des données financières relatives au dernier exercice comptable clos : date de l’assemblée générale approuvant les comptes, le budget prévisionnel, les provisions pour travaux, les charges, le personnel employé par le syndicat de copropriétaires, le montant des dettes fournisseur, les rémunérations ; voire les impayés et le nombre de copropriétaires débiteurs de plus de 300 € pour les copropriétés comprenant plus de 10 lots principaux et dont le budget prévisionnel dépasse 15 000 €.
• Présenter des données techniques sur le bâti : nombre de bâtiments et leur étiquette énergétique, le nombre d’ascenseurs, la période de construction, le type de chauffage installé (individuel, collectif, etc.)..
• Le cas échéant, communiquer des informations portant sur les difficultés de la copropriété : mesures de sauvegarde, arrêté ou injonction pris en vertu du code de la santé publique (cas d’insalubrité, etc.) ou du code de la construction et de l’habitat (péril sur les parties communes, etc.), la désignation d’un administrateur provisoire ou d’un mandataire ad hoc.

Vous devez aussi fournir des informations et des documents sur la situation du déclarant (syndic, mandataire ad hoc ou administrateur provisoire) : une pièce justificative (contrat de syndic, ordonnance de désignation d’un administrateur provisoire), et les dates de début et fin du mandat du syndic ou de la mission de l’administrateur.

À la fin de la procédure, l’Anah attribue un numéro unique d’immatriculation à la copropriété. Cet identifiant doit être mentionné pour toutes les démarches administratives, l’actualisation des données annuelles et doit figurer dans l’acte de vente de lots.

Le télédéclarant reçoit un courriel l’informant des suites de sa déclaration et une attestation d’immatriculation.

Actualisation des données déclarées

Afin de garantir la fiabilité et la fraicheur des informations du registre, le syndic ou l’administrateur provisoire est tenu, chaque année, d’actualiser les données déclarées, entre autres les données financières. La mise à jour des données est à réaliser dans les 2 mois suivant la tenue de l’assemblée générale au cours de laquelle les comptes de l’exercice comptable clos ont été approuvés.

À l’issue de la mise à jour, le télédéclarant reçoit, par courriel, une attestation d’actualisation.

D’autres informations doivent impérativement être transmises dans un délai défini. Ainsi, si le mandat du syndic n’est pas renouvelé, ce dernier doit en informer l’Anah dans le mois qui suit la cessation de ses fonctions. Il doit en outre déclarer l’identité et les coordonnées du nouveau syndic ou de l’administrateur provisoire. Si le mandat du syndic est renouvelé ou si la mission de l’administrateur provisoire est prolongée, l’un ou l’autre doit en informer l’Anah dans le mois qui suit la fin de son mandat ou de sa mission.

Pour la dissolution d’une copropriété, le télédéclarant indique la nature de la dissolution (expropriation, scission, etc.), sa date et joint la pièce justificative qui s’y rapporte (ordonnance d’expropriation, procès-verbal de l’assemblée générale, etc.).

Conservation des données

Après l’immatriculation ou une actualisation des données, le dossier d’immatriculation porte la date et l’heure de la dernière modification.

Les données générales et relatives au bâti sont conservées indéfiniment dans le système d’information, les autres y sont sauvegardées durant 5 ans à compter de leur enregistrement. Toutefois, si le syndicat disparait, les données sont éliminées 3 ans après la date de sa disparition.

Quant aux pièces justificatives, elles sont supprimées au bout de 6 mois.

Droits d’accès, de rectification et d’opposition

Les droits d’accès et de rectification s’exercent auprès de l’Anah, mais le droit d’opposition ne s’applique pas au registre national des copropriétés.

Ce qu’encourt une copropriété non immatriculée ou dont l’actualisation annuelle des données n’est pas réalisée

Le syndic peut être mis en demeure de procéder à l’immatriculation par l’Anah ou par un des propriétaires. Si, en dépit de la mise en demeure (par lettre recommandée avec accusé de réception), le syndic n’immatricule pas la copropriété dans le mois qui suit, l’Anah peut lui imposer une sanction financière de 20 € par lot de copropriété et par semaine de retard jusqu’à régularisation.

Enfin, sans immatriculation ou actualisation annuelle des données, la copropriété ne peut bénéficier de subventions accordées par l’État, par les établissements publics comme l’Anah ou par les collectivités territoriales.