Organiser une assemblée générale de copropriété
Si vous êtes copropriétaire d’un immeuble, vous appartenez, de fait, au syndicat des copropriétaires. Une copropriété requiert d’être gérée et administrée : c’est le syndic élu par ce syndicat qui remplit cette mission. Le syndicat des copropriétaires peut, par ailleurs, élire un conseil syndical notamment chargé de coordonner les relations entre le syndic et les copropriétaires, d’assister le syndic dans ses missions et de contrôler la gestion du syndic.
C’est lors de l’assemblée générale que sont prises les décisions relatives au fonctionnement de la copropriété. À cette occasion, les comptes de l’année précédente y sont approuvés et le budget prévisionnel voté. L’assemblée générale est l’instance décisionnaire de la copropriété.
Comment s’organise une assemblée générale de copropriété ? Qui est convoqué ? À quelle fréquence ? C’est l’objet de cette démarche.
Qui peut demander la tenue d’une assemblée générale ?
En principe, c’est le syndic qui est tenu de convoquer l’assemblée générale annuelle ; même s’il n’en est pas l’initiateur.
Toutefois, si le syndic manque à son obligation, le président du conseil syndical peut lui en faire la demande par lettre recommandée avec accusé de réception. Dans cette lettre, doivent figurer les questions que les copropriétaires souhaitent inscrire à l’ordre du jour.
En l’absence de conseil syndical, un (ou plusieurs) copropriétaire représentant au moins un quart des voix de tous les copropriétaires peut effectuer cette démarche (le règlement de copropriété peut cependant prévoir un pourcentage de voix inférieur).
Quelle est la périodicité de l’assemblée ?
L’assemblée générale des copropriétaires doit se tenir au moins une fois par an, six mois après le dernier jour de l’exercice comptable précédent.
D’autres assemblées générales peuvent néanmoins être tenues en cas d’imprévu (travaux urgents à décider, etc.).
La convocation des copropriétaires
Le mode de convocation
Le syndic convoque individuellement chaque copropriétaire :
- soit par lettre recommandée ;
- soit par remise en main propre contre récépissé ;
- soit par courrier recommandé électronique.
Le délai de convocation
La convocation doit parvenir aux copropriétaires au moins 21 jours avant la date de la réunion, sauf disposition contraire du règlement de copropriété. Un délai non respecté peut entraîner la nullité de l’assemblée.
Cependant, si l’ordre du jour porte sur des travaux urgents ou s’il s’agit d’une seconde assemblée générale devant statuer à majorité simple, le délai peut être raccourci.
Le contenu de la convocation
La convocation doit comporter :
- la date, l’heure et le lieu de la réunion (parties communes de l’immeuble, locaux du syndic…). Sauf disposition différente du règlement intérieur, la réunion doit se dérouler dans la commune où l’immeuble est situé ;
- les documents et renseignements utiles à la prise de décision (projets de contrats pour des travaux, projets de textes concernant la modification du règlement de copropriété ou la répartition des charges, etc.) ;
- la liste des questions de l’ordre du jour qui seront soumises au vote. Elles doivent être clairement exprimées afin d’éviter toute remise en cause des délibérations. Une question non inscrite à l’ordre du jour peut être discutée mais ne peut faire l’objet d’un vote. Si le conseil syndical ou un copropriétaire désire inscrire une question à l’ordre du jour, il doit en faire la demande au syndic, par lettre recommandée avec avis de réception, bien avant l’envoi de la convocation.
En l’absence de ces documents, le vote encourt la nullité.
Lorsque l’assemblée générale doit approuver les comptes de l’exercice, le syndic est tenu de mettre les documents comptables et financiers à la disposition des copropriétaires au moins pendant une journée entre la réception de la convocation et la date de la réunion.
Certains documents doivent, de surcroît, être notifiés aux copropriétaires :
- l’état détaillé des rémunérations perçues par le syndic ;
- les annexes comptables (état financier, compte de gestion générale de l’exercice clos et réalisé, compte de gestion pour opérations courantes et budget prévisionnel, compte de gestion travaux, état des travaux et opérations exceptionnelles) ;
- l’avis rendu par le conseil syndical, si l’avis est obligatoire ;
- le projet de l’état individuel de répartition des comptes de chaque copropriétaire en vue de l’approbation des comptes ;
- les travaux pour l’accessibilité des logements aux personnes en situation de handicap et qui pourraient modifier les parties communes ;
- le recours à l’emprunt collectif ;
- le rapport rendu par le conseil syndical.
Qui compose l’AG ?
L’assemblée générale de copropriété est composée :
- des copropriétaires présents ;
- de mandataires éventuels ;
- du syndic ;
- d’un président et, si besoin, de scrutateurs désignés à la majorité simple en début de séance.
L’assemblée peut accueillir des observateurs extérieurs mais ces derniers ne sont pas autorisés à voter. Il peut s’agir de représentants d’associations de locataires affiliées à une organisation agréée ou de personnes ayant obtenu l’accord des membres du syndicat (architecte, artisan, futur acquéreur d’un lot de copropriété).
Assemblée générale : comment se déroule-t-elle ?
La désignation du président de séance et des scrutateurs
En début de réunion, un président est désigné à la majorité simple parmi les copropriétaires et les mandataires présents. Il est chargé :
- d’animer les débats ;
- de vérifier que toutes les questions de l’ordre du jour sont soumises au vote ;
- de contrôler le nombre de votants et leur nombre de voix.
D’autres copropriétaires, appelés scrutateurs, peuvent de la même façon, être nommés pour assister le président durant les échanges et lors du dépouillement des votes.
Le rôle de la feuille de présence
Les participants ont l’obligation de signer une feuille de présence et d’indiquer le nombre de voix dont ils disposent. Ils y portent également leur nom et leur domicile. Ce dispositif permet de compter le nombre de voix requis pour le calcul des majorités. Pour chaque retard ou départ anticipé, l’heure doit y figurer. Son absence entraîne la nullité de l’assemblée générale. À l’issue de l’assemblée, elle est annexée au procès-verbal.
Les mandataires
Si vous n’assistez pas à l’assemblée générale, vous pouvez vous faire représenter par le mandataire de votre choix (copropriétaire ou non), sauf par le syndic, son conjoint ou l’un de ses salariés.
Une personne ne peut recevoir plus de trois mandats si, copropriétaire elle-même, le total de ses voix et de celles de ses mandants dépasse 5 % des voix de la copropriété. En revanche, la limite de 5 % ne s’applique pas pour un mandataire ne détenant pas plus de trois mandats. Le mandat doit être écrit.
Qui sont les votants ?
Chaque copropriétaire vote. Il est important cependant de noter que :
- lorsqu’un lot de copropriété est le bien commun d’un couple marié, sur les deux époux convoqués, un seul peut voter ;
- lorsqu’un lot est le bien propre d’une personne mariée, elle seule est convoquée à l’assemblée générale et peut voter ;
- lorsqu’un lot est détenu en indivision ou est démembré entre un usufruitier et un nu-propriétaire, un mandataire commun doit être désigné. C’est lui qui reçoit les convocations et vote lors des assemblées.
Le nombre de voix par votant
À chaque lot de copropriété sont attribuées des parts de copropriété appelées quotes-parts qui s’expriment en tantièmes (ou millièmes). Chaque propriétaire dispose d’un nombre de voix proportionnel à sa quote-part. Ainsi, si votre quote-part est de 15 tantièmes, vous disposez de 15 voix.
Il est important de noter qu’un seul copropriétaire ne peut être majoritaire. Ainsi, même si un copropriétaire possède une quote-part supérieure à la moitié des tantièmes de la copropriété, le nombre de voix dont il dispose ne peut dépasser la somme des voix des autres copropriétaires.
L’adoption des résolutions
Le vote s’effectue par écrit ou à main levée afin d’identifier les copropriétaires qui ont participé au vote, se sont opposés à une décision ou se sont abstenus.
Toutes les décisions n’ont pas la même importance et ne nécessitent pas la même majorité.
La majorité simple (ou « majorité de l’article 24 ») est la majorité des voix exprimées par les copropriétaires présents et représentés. Elle ne prend pas en compte les abstentionnistes. Elle s’applique aux décisions relatives à la gestion courante de l’immeuble :
- l’approbation du budget prévisionnel ;
- l’organisation et le fonctionnement du conseil syndical ;
- les travaux nécessaires à la conservation de l’immeuble ainsi qu’à la préservation de la santé et de la sécurité physique des occupants ;
- le remplacement d’un équipement vétuste (ascenseur, chaudière…) ;
- les adaptations du règlement de copropriété aux modifications législatives et réglementaires ;
- les opérations d’amélioration de l’efficacité énergétique à l’occasion de travaux affectant les parties communes ;
- les travaux d’accessibilité pour les personnes handicapées ou à mobilité réduite (si ces travaux n’affectent pas la structure de l’immeuble ou ses éléments d’équipements essentiels).
La majorité absolue (ou « majorité de l’article 25 ») est la majorité des voix des copropriétaires présents, représentés ou absents. Elle est nécessaire pour les décisions plus importantes que la gestion courante :
- la désignation et la révocation du syndic et des membres du conseil syndical ;
- des travaux affectant la structure de l’immeuble ;
- la suppression des vide-ordures pour des raisons d’hygiène ;
- l’installation ou la modification d’une antenne collective ;
- la demande d’individualisation des contrats de fourniture d’eau et la réalisation des études et travaux nécessaires à cette individualisation ;
- l’installation de compteurs d’eau froide divisionnaires ;
- l’installation de compteurs d’énergie thermique ou de répartiteurs de frais de chauffage ;
- l’autorisation de transmettre aux services chargés du maintien de l’ordre les images réalisées en vue de la protection des parties communes.
La double majorité (ou « majorité de l’article 26 ») tient compte du nombre de copropriétaires et du nombre de voix. C’est la majorité des copropriétaires présents, représentés ou absents détenant les deux tiers des voix de la copropriété. Elle est requise pour les décisions les plus importantes :
- la modification du règlement de la copropriété portant sur la jouissance, l’usage et l’administration des parties communes ;
- les modalités d’ouverture des portes d’accès aux immeubles ;
- la suppression du poste de concierge et la vente de sa loge si cette modification ne porte pas atteinte à la destination de l’immeuble.
L’unanimité est celle de tous les copropriétaires, sans exception. Elle est demandée pour les décisions ayant des conséquences directes sur les droits des copropriétaires ou pouvant avoir un impact sur la conservation de l’immeuble :
- la vente d’une partie commune si elle implique de modifier la destination de l’immeuble ;
- la souscription d’un emprunt au nom du syndicat des copropriétaires ;
- la suppression du poste de gardien portant atteinte à la destination de l’immeuble ;
- la modification de la répartition des charges de copropriété.
Le procès-verbal de l’assemblée générale
Un procès-verbal doit être établi lors de chaque assemblée générale et doit être signé par le président, le secrétaire et les éventuels scrutateurs. C’est habituellement le syndic qui le rédige. Le document rapporte les décisions adoptées et indique le résultat des votes pour chaque question abordée. Il mentionne les noms des copropriétaires qui se sont opposés à une décision ou abstenus, leur nombre de voix et leurs réserves. La feuille de présence est obligatoirement annexée au procès-verbal. Le syndic est chargé de conserver les procès-verbaux et leurs annexes, généralement au sein d’un registre spécifique.
La diffusion du procès-verbal
Le syndic doit, dans les huit jours suivant l’assemblée, écrire le procès-verbal puis l’envoyer aux copropriétaires opposants et défaillants (copropriétaires absents et non représentés). Cet envoi doit s’effectuer en recommandé avec accusé de réception. Les autres copropriétaires reçoivent, par envoi simple, une copie du procès-verbal.
Lorsque les décisions prises en assemblée générale ont un impact sur les conditions d’occupation de l’immeuble, tous les occupants de l’immeuble — locataires et copropriétaires — doivent en être informés. En général, ces décisions portent sur l’entretien et les travaux relatifs à l’immeuble, le personnel ou les prestataires intervenant dans l’immeuble (ménage, maintenance de l’ascenseur, réparation de la chaudière…). Cette information fait nécessairement l’objet d’un affichage visible par tous.
Les décisions peuvent-elles être contestées ?
Durant deux mois à compter de la réception du procès-verbal, les décisions votées peuvent être contestées. Dans certains cas, l’annulation de l’assemblée générale peut même être demandée. Seuls les copropriétaires opposants et défaillants peuvent contester une décision s’ils estiment qu’elle nuit à l’intérêt collectif de la copropriété ou que les règles d’organisation de l’assemblée et de vote n’ont pas été conformes. Contester une décision d’assemblée générale nécessite d’engager une procédure contre le syndicat des copropriétaires devant le tribunal de grande instance.
