Tout savoir sur la déclaration sociale nominative (DSN)
La grande majorité des employeurs du privé sont tenus de remplir une DSN. Cette déclaration sociale nominative facilite la transmission des données nécessaires à la déclaration du salarié et au règlement de sa paie. Comment effectuer votre DSN ? Qui est concerné ? Quels sont les délais et les sanctions en cas de manquement à l’obligation de DSN ? Explications.
Déclaration sociale nominative (DSN) : de quoi s’agit-il ?
La déclaration sociale nominative (DSN) est un moyen de transmission des données gérées par l’employeur pour déclarer et payer l’ensemble des cotisations aux différents organismes sociaux.
La DSN est :
- unique ;
- mensuelle ;
- dématérialisée. Elle est donc effectuée en ligne.
Elle comporte deux types d’informations :
- les données relatives à la paie ;
- les événements qui concernent la période d’activité réalisée par le salarié (arrêts de travail, maternité, paternité, maladie, fin de contrat, etc.).
À quoi la DSN se substitue-t-elle ?
En remplissant votre déclaration sociale nominative, le document se substitue à, entre autres :
- l’attestation de salaire en cas d’arrêt maladie, par exemple ;
- l’attestation destinée à Pôle emploi, si le salarié est en fin de contrat ;
- le bordereau de cotisation Urssaf ;
- la déclaration unifiée des cotisations sociales ;
- le relevé mensuel de mission pour les ETT (entreprises de travail temporaire) ;
- les déclarations de cotisations MSA, etc.
Pourquoi remplir la DSN ?
Remplir la déclaration sociale nominative est avantageux à plusieurs niveaux. Cela vous permet en effet de :
- remplacer la plupart de vos déclarations sociales ;
- simplifier ces dernières ;
- communiquer aux organismes concernés l’ensemble des informations nécessaires à la gestion des éléments concernant la protection sociale de vos salariés ;
- sécuriser les données ;
- fiabiliser les opérations.
Les organismes en question sont :
- l’Assurance Maladie ;
- l’Assurance retraite ;
- l’Urssaf, etc.
Quelles sont les entreprises concernées ?
Qui sont les employeurs concernés par la DSN ? Le périmètre de la déclaration sociale nominative comprend :
- les entreprises du secteur privé relevant du régime général ;
- les entreprises du secteur privé relevant du régime agricole.
L’entreprise concernée doit bien entendu employer des salariés.
Chaque entreprise Siren doit adresser autant de DSN qu’elle a de structures possédant leur propre numéro Siret.
Quels sont les employeurs exclus de la DSN ? Ne sont pas concernés par la transmission d’une DSN :
- les particuliers employeurs ;
- certaines entreprises basées dans des zones géographiques, par exemple Monaco ;
- les employeurs de la fonction publique ;
- les employeurs concernés par la DSN, mais qui emploient des populations qui n’entrent pas dans le périmètre de la DSN ;
- les employeurs récemment soumis à la DSN, mais qui n’ont pu transmettre toutes les données des organismes complémentaires.
Les employeurs exclus de la DSN doivent se plier à l’ancien système, c’est-à-dire l’envoi d’une DADS-U (déclaration annuelle des données sociales unifiées). De leur côté, les particuliers employeurs peuvent se tourner vers le CESU.
DSN et logiciel de paie : comment l’alimenter ?
La DSN est générée par votre logiciel de paie. Ce dernier doit par conséquent être compatible. Les données du bulletin de paie seront ainsi traduites en données DSN.
Afin d’être valide, la déclaration sociale nominative doit être correctement renseignée. Pour cela, vous devez respecter certaines règles de gestion au niveau de votre logiciel de paie.
En cas d’erreur, l’Urssaf vous alertera automatiquement. Vous disposez alors d’un mois pour rectifier les éléments erronés.
Vous n’avez pas de logiciel de paie ? Il est alors possible d’adhérer à certaines offres, notamment Tese, izilio ou encore CEA.
DSN : qui peut l’effectuer ?
Pour faire votre DSN, vous disposez de trois options :
- l’effectuer vous-même via votre logiciel de paie ou une alternative équivalente ;
- confier cette tâche à un tiers, tel qu’un expert-comptable ;
- combiner les deux solutions précédentes, en prenant en charge une partie de la DSN et en confiant le reste à un tiers.
Quand réaliser sa déclaration sociale nominative ?
La déclaration sociale nominative doit être réalisée chaque mois.
La date butoir dépend du nombre de salariés que vous employez :
- entreprise d’au moins 50 salariés qui reçoivent leur paie le même mois que la période de travail : avant le 5 du mois ;
- entreprise de moins de 50 salariés ou dont les salariés reçoivent leur paie en décalé : avant le 15 du mois.
Quelles sont les sanctions en cas de défaut de DSN ?
Deux cas de figure se présentent :
- vous n’envoyez pas la DSN dans les délais impartis. Vous vous exposez alors à une pénalité de 1,5 % du plafond mensuel de la Sécurité sociale, par mois de retard, et par salarié. Le montant de la sanction est plafonné à 150 % du plafond mensuel de la Sécurité sociale par an, pour chaque entreprise, si le délai de dépassement est inférieur ou égal à cinq jours. Le calcul de la pénalité est effectué au regard de l’effectif indiqué lors de la précédente déclaration ;
- vous vous soustrayez à votre obligation déclarative. Vous encourez alors une pénalité de 0,5 % du plafond mensuel de la Sécurité sociale par salarié. Le montant de la sanction est plafonné à 750 € pour les entreprises employant moins de 2 000 salariés et relevant du champ de la DSN en application du décret du 24 septembre 2014. Le plafond est fixé à 10 000 € pour les entreprises employant plus de 2 000 salariés. En ce qui concerne les entreprises relevant du champ de la DSN en application du décret du 18 mai 2016, le plafond est fixé à 750 € par mois et par entreprise.
