Pendant combien de temps conserver ses papiers administratifs ?

En cas de litige, ou pour exercer un droit (par exemple, exiger un remboursement), vous pourriez avoir besoin de ressortir certains documents de vos tiroirs. Le délai de conservation dépend généralement du délai ouvrant droit à une action en justice.

Depuis 2008, le délai de conservation de vos documents administratifs a été établi, par défaut, à 5 ans. Les exceptions étant plus que nombreuses, nous vous avons préparé une synthèse.

Quels documents conserver à vie ?

Sortez vos plus beaux classeurs : vous n’allez plus vous en défaire.

Situation familiale

Les documents liés à votre situation familiale sont à conserver à vie. Cela inclut :

• les actes d'état civil ;
• le livret de famille ;
• les jugements de divorce ;
• les jugements d'adoption ;
• les contrats de mariage.

Concernant la succession, ne vous débarrassez jamais d’un testament ou d’un règlement de succession. D’une manière générale, les délais de conservation des documents d’un défunt continuent de s’appliquer.

Santé

Voici les documents relatifs à votre santé dont vous ne devrez jamais vous séparer :

• le carnet de santé ;
• le carnet de vaccination ;
• la carte de groupe sanguin ;
• les certificats médicaux et les examens médicaux (en cas de rechute).

Par contre, une simple ordonnance peut être jetée au bout d’un an (éventuellement plus pour des lunettes, selon votre âge). Les décomptes de remboursement de la Sécurité sociale ne vous seront plus utiles au-delà de 2 ans.

Divers

Il faudra également conserver à vie les documents ci-dessous.

• Tous vos diplômes : en cas de perte, l'obtention d'un duplicata du diplôme est possible. Vous pourrez également demander une preuve de réussite à l’examen.
• Vos titres de propriété ou actes de vente : si nécessaire, adressez-vous au notaire détenteur de la minute.
• Vos relevés d’information automobile : délivré à la demande ou à la fin d’un contrat par votre assureur, ce relevé indique le bonus-malus de votre prime d’assurance.
• Vos papiers militaires : livret militaire et attestation des services accomplis ou état signalétique des services.

Quand prévoir un archivage sur le long terme ?

Si on ne les conserve pas à vie, il faudra tout de même bien organiser ces dossiers en vue d’une archive pendant 5 ou 10 ans. Prêtez attention au format dans lequel vous décidez de stocker ces documents.

Logement

Les documents relatifs à votre logement sont généralement à conserver sur le long terme.

• Les contrats de location, les quittances de loyer et les états des lieux sont à conserver jusqu’à 3 ans après votre départ du logement, qu’il s’agisse d’un meublé ou non.
• Les contrats d'assurance logement sont à conserver jusqu’à 2 ans après votre déménagement.
• Si vous faites des travaux dans votre logement, conservez les factures de gros œuvre pendant 10 ans. Pour des travaux courants (le changement d’une fenêtre par exemple), 2 ans sont suffisants.
• Vos factures d'énergie (eau, gaz, électricité) sont à conserver pendant 5 ans : c’est le délai maximal durant lequel vous pouvez contester une facture. De son côté, votre fournisseur dispose d’un délai de 2 à 4 ans pour réclamer votre paiement.
• Les procès-verbaux de l’assemblée générale de votre copropriété, ainsi que le paiement des charges, sont à archiver pendant 5 ans (avant le 25 novembre 2018, ce délai était de 10 ans).

Banque

Les documents relatifs à la gestion de votre compte en banque revêtent des statuts différents déterminant leur durée de conservation.

• Les contrats de prêt immobilier et de consommation, accompagnés de leurs justificatifs, sont à conserver sur toute la durée de l’échéance plus 2 ans.
• Vos relevés de comptes en banque (pour tout type de compte), ainsi que vos talons de chèque, sont à archiver pendant 5 ans. Cependant, gardez à l’esprit qu’un débit frauduleux ne peut être contesté que dans un délai de 13 mois maximum.

Par contre, il n’est utile de conserver vos tickets de carte bancaire que jusqu’à réception du relevé de compte correspondant, aussi bien pour les paiements que pour les retraits.

Concernant les chèques, ils peuvent être encaissés dans un délai de 1 an et 8 jours maximum. Passé ce délai, la dette reste due même si le chèque n’est plus encaissable.

Travail, chômage & retraite

Quand viendra le jour de prendre votre retraite, vous apprécierez la rigueur avec laquelle vous aurez préalablement classé vos documents.

• Les bulletins de salaire, les contrats et les certificats de travail sont à conserver jusqu’à liquidation de la retraite. Les relevés d'indemnités journalières de maladie et de maternité sont à conserver 2 ans minimum, mais il est plus prudent de les garder jusqu’à liquidation de la retraite. À noter que, concernant vos salaires, vous avez 3 ans maximum pour réclamer un arriéré.
• Si votre enfant est en situation de handicap, vous bénéficierez d’une majoration de votre retraite. Conservez tous les justificatifs jusqu’à liquidation de la retraite.
• Les bulletins de paiement de la pension de retraite sont, eux, à conserver de façon permanente, car ils peuvent servir pour le calcul de vos droits à la pension de réversion.

Vous pouvez contester un solde de tout compte dans un délai de 6 mois à 3 ans : inutile de conserver ce document au-delà de 3 ans.

Quels documents se conservent le moins longtemps  ?

Nombre de documents courants ne sont à conserver que quelques années, voire quelques mois.

Taxes et impôts

Contrairement à ce que l’on pourrait croire, vos documents fiscaux sont à conserver sur des délais plutôt courts.

• Vos déclarations de revenus et vos avis d'imposition sur le revenu sont à archiver pendant 3 ans à partir de l’année suivant l’année d’imposition. C’est également le cas des justificatifs utilisés (justificatifs des frais réels, par exemple). Pendant ce délai, l’administration fiscale peut exercer un droit de reprise. Par exemple, votre déclaration 2020 est à conserver jusqu’à fin 2023.
• La taxe d'habitation et la taxe foncière (avis d’impôts locaux) ne sont à conserver que pour la durée du droit de reprise de l’administration, soit 1 an (ou 3 ans en cas de dégrèvement, exonération ou abattement).

Appareils ménagers

Les certificats de garantie de vos appareils ménagers (four, téléviseur, lave-linge, etc.) sont à conserver jusqu’à l’expiration de la garantie. Il peut être plus prudent de conserver les factures correspondantes au-delà de ce délai : ainsi, en cas de sinistre ou de vol, vous pourrez les présenter à votre assureur en vue d’une indemnisation.

Véhicule

Même si vous revendez votre véhicule, certains documents sont à conserver comme justificatifs en cas de litige ou de vice caché.

• Le certificat d’examen du permis de conduire est à conserver 4 mois, à prolonger si nécessaire jusqu’à réception du permis de conduire.
• Un procès-verbal (PV) pour une amende forfaitaire est à conserver 3 ans après la notification de l’amende. Passé ce délai, si le Trésor public n’a intenté aucune procédure pour recouvrer l’amende, vous ne serez plus en dette.
• Les factures d’achat et de réparation sont à conserver 2 ans après la revente du véhicule, dans le cadre de la garantie des vices cachés. Si vous ne revendez pas le véhicule, conservez les factures.

Le certificat de cession de votre véhicule est à conserver tant que vous gardez le véhicule, voire après la revente, en cas de litige avec l’ancien propriétaire.

Pour en savoir plus concernant l'archivage et la conservation des documents personnels, nous vous invitons à consulter le simulateur en ligne.