Location d'un logement : comment préparer son dossier ?

Découvrez la liste des pièces qui doivent constituer votre dossier de location. Nous vous donnons aussi quelques astuces pour vous démarquer des autres candidats !

Dossier de location : pièces à fournir et conseils pour se démarquer

Dans les grandes villes, les logements en location se font souvent rares et la concurrence est rude. Le dossier locatif permet aux agences et aux propriétaires de départager les candidats. Ainsi, pour optimiser vos chances de décrocher le contrat de location de l’appartement ou de la maison de votre choix, veillez à fournir un dossier complet et bien construit.

Les pièces justificatives relatives au futur locataire

Pour les agences immobilières et les propriétaires de logements, le dossier de location permet de :

• connaître l'identité du locataire ;
• étudier sa solvabilité (moyens financiers et caution éventuelle) ;
• évaluer son profil pour se prémunir d’éventuels litiges.

En tant que futur locataire, vous devez donc préparer avec soin votre dossier locatif.

Les justificatifs qui doivent impérativement constituer votre dossier locatif sont :

• Votre pièce d'identité (en cours de validité) : il peut s’agir de votre CNI, de votre passeport, mais aussi d’une carte de séjour ou de résident ou de votre permis de conduire. Notez que le propriétaire a le droit de vous demander de présenter l’original.
• Un justificatif de domicile : il peut s’agir, au choix, de votre dernier avis de taxe foncière, d’une attestation d'élection de domicile, de vos trois dernières quittances de loyer, de l’attestation de votre précédent bailleur ou de son mandataire, ou d’une attestation sur l'honneur de la personne qui vous héberge au moment de votre demande, et indiquant que le candidat à la location réside à son domicile. Notez qu’un seul de ces documents doit être fourni.
• Un ou plusieurs justificatif(s) de votre situation professionnelle : il peut s’agir de votre contrat de travail ou de stage, d’une attestation employeur, d’une copie de votre carte professionnelle en cas de profession libérale, d’un extrait K ou K bis du registre du commerce et des sociétés datant de moins de 3 mois pour une entreprise commerciale, d’un extrait D 1 original du registre des métiers datant de moins de 3 mois si vous êtes artisan, d’une copie du certificat d'identification de l'INSEE mentionnant vos numéros d'identification si vous êtes travailleur indépendant, ou de votre carte d'étudiant ou certificat de scolarité pour l'année en cours. Tous ces documents doivent être rédigés ou traduits en français.
• Un ou plusieurs justificatif(s) de ressources rédigés en français et figurant dans la liste suivante :
  • votre dernier (ou avant-dernier) avis d'imposition ou de non-imposition ;
• vos 3 derniers bulletins de paie ;
• un justificatif de versement de vos indemnités de stage ;
• vos 2 derniers bilans ou une attestation de ressources pour l'exercice en cours délivrée par un comptable si vous n’êtes pas salarié 
• un justificatif de versement de vos indemnités de retraites, de pensions, de prestations sociales et familiales et allocations dont vous avez bénéficié au cours des 3 derniers mois ;
• une attestation de simulation relative aux aides au logement (établie par vous-même ou par la CAF) ;
• un avis d'attribution de bourse si vous êtes étudiant boursier ;
• un titre de propriété d'un bien immobilier ou votre dernier avis de taxe foncière si vous possédez un logement ;
• un justificatif de vos revenus fonciers, de vos rentes viagères ou de vos revenus de valeurs et capitaux mobiliers.
• Les justificatifs relatifs à votre caution (voir plus bas).

Bon à savoir : les pièces justificatives à fournir peuvent varier selon les situations. Toutefois, il faut savoir que la loi encadre les documents qui peuvent être demandés au locataire (décret n°2015-1437 du 5 novembre 2015). Si l’agence immobilière ou le propriétaire du logement que vous souhaitez louer vous réclament des pièces justificatives autres que celles qui figurent dans la liste ci-dessus, ces derniers encourent une amende pouvant atteindre 3 000 euros.

Comment optimiser son dossier locatif

Nous vous avons listé les documents à insérer impérativement dans votre dossier de location. Mais rien ne vous empêche d’ajouter d’autres justificatifs qui pourront vous permettre de vous démarquer face aux autres candidats.

Ainsi, n’hésitez pas à compléter votre dossier locatif de lettres de recommandation (employeur, bailleur, etc.), de votre CV, ou de toute autre pièce permettant de vous mettre en avant.

Par ailleurs, une fois que vous vous serez occupé du fond, pensez à soigner la forme de votre dossier ! Un dossier de location bien présenté donne une bonne image et attire l’attention.

Quelques idées pour présenter à vos interlocuteurs un dossier de location soigné :

• Insérez vos documents dans une pochette propre et colorée.
• Organisez intelligemment les documents par thématique (identité, ressources, profession, etc.).
• Rédigez une page de garde de présentation : à l’image d’une lettre de motivation, écrivez quelques lignes pour vous présenter et motiver votre demande.

Pensez aussi à disposer de votre dossier en format dématérialisé (PDF idéalement) et de l’enregistrer à la fois sur une clé USB et sur votre boîte mail. Vous pourrez ainsi le transmettre à vos interlocuteurs dès la fin de la visite.

En ce qui concerne le format papier, effectuez plusieurs copies pour pouvoir fournir un exemplaire de votre dossier locatif au propriétaire et/ou à l’agent immobilier lors de chaque visite.

Bon à savoir : connaissez-vous le téléservice « Dossier Facile » ? Autrefois appelé « Locatio », cet outil permet de transmettre directement votre dossier de location au propriétaire depuis un lien unique.

Enfin, ne commettez pas l’erreur de transmettre de faux justificatifs : les agences immobilières et les bailleurs ont les moyens de repérer les documents frauduleux (en savoir plus).

En résumé :

• Soyez proactif : munissez-vous d’un dossier complet que vous pourrez fournir dès la visite.
• Soyez créatif : personnalisez votre dossier locatif pour qu’il attire l’attention.
• Soyez rassurant : insérez toutes les informations qui prouvent le caractère sérieux de votre démarche.

L’importance de la caution pour votre dossier locatif

Les agences immobilières et les bailleurs étudient avec attention les documents relatifs à la caution. Quand on parle de « caution », il ne faut pas confondre avec le « dépôt de garantie », qui correspond à la somme versée au bailleur au début d’une location. Vos cautions, ce sont les personnes (physiques ou morales) qui se portent garantes pour vous.

Les pièces justificatives relatives au(x) garant(s)

En tant que futur locataire, vous devez réunir avec soin toutes les pièces relatives à ces garants pour rassurer vos interlocuteurs.

Si votre caution est une personne physique (membre de la famille, ami, etc.), vous devez insérer dans votre dossier locatif les mêmes justificatifs que ceux qui vous concernent (justificatifs d’identité, de ressources, de situation professionnelle et de domicile).

À noter : pour les garants, une facture d'eau ou d’énergie (gaz ou électricité) datant de moins de 3 mois est recevable pour justifier le domicile.

Si votre caution (votre garant) est une personne morale (banque, entreprise, etc.), veillez à fournir :

• Un extrait K bis original datant de moins de 3 mois de l'entreprise OU toute autre pièce permettant de prouver l'existence légale de cette personne morale : le nom du responsable, l'adresse de l'organisme et la preuve qu'une déclaration a été faite auprès d'une administration, d’une juridiction ou d’un organisme professionnel doivent être mentionnés.
• Une pièce d’identité du représentant de la personne morale mentionnée sur l'extrait K bis ou sur les statuts.

Enfin, si vous avez fait appel à Action Logement pour bénéficier de la Garantie Visale, vous devez insérer dans votre dossier de location le Visa correspondant fourni par Action Logement.

La lettre d’engagement garant : une pièce maîtresse

Comme évoqué précédemment, un dossier de location solide est un dossier qui rassure les bailleurs et/ou les agences immobilières.

Pour muscler votre candidature et vous aider à convaincre les décisionnaires, il est conseillé d’ajouter à votre dossier locatif une lettre d'engagement rédigée par chacun de vos garants. Dans certains cas, cette lettre peut aussi être directement réclamée par les bailleurs. En préparant ce document, vous gagnerez en réactivité et mettrez ainsi toutes les chances de votre côté.

Ce courrier peut être rédigé librement ou prendre la forme d'un acte sous seing privé.

Dans tous les cas, la lettre d’engagement doit mentionner les éléments suivants :

• identité et coordonnées du locataire ;
• identité et coordonnées du garant ;
• identité et coordonnées du propriétaire du logement visé ;
• adresse du logement visé ;
• montant du loyer du futur logement, précisé en chiffres et en lettres ;
• conditions de révision du loyer du futur logement ;
• somme maximale de cautionnement ;
• nature de l'engagement (caution simple ou solidaire) ;
• quelques mots sur l’engagement du garant : celui-ci doit préciser qu’il est parfaitement conscient de la nature et de l'étendue de son engagement ;
• la reproduction de l'avant-dernier alinéa de l'article 22-1 de la loi du 6 juillet 1989 : « Lorsque le cautionnement d'obligations résultant d'un contrat de location conclu en application du présent titre ne comporte aucune indication de durée ou lorsque la durée du cautionnement est stipulée indéterminée, la caution peut le résilier unilatéralement. La résiliation prend effet au terme du contrat de location, qu'il s'agisse du contrat initial ou d'un contrat reconduit ou renouvelé au cours duquel le bailleur reçoit notification de la résiliation ».

Il est aussi possible de préciser dans ce courrier une durée d'engagement, c’est-à-dire une période durant laquelle le garant ne pourra pas retirer sa caution.

Bon à savoir : si plusieurs colocataires bénéficient du même garant, la lettre doit préciser le nom du colocataire dont le départ mettra un terme à l'engagement du garant.

Vous trouverez sur ce site un outil pour générer vos lettres d’engagement en ligne OU rendez-vous sur notre article pour compléter votre modèle de courrier personnalisé et le télécharger.