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Conservation des documents : Sous quel format faut-il les stocker ?

Certains documents importants comme les avis d’imposition, les relevés bancaires, les fiches de paie ou encore les contrats d’assurance doivent être conservés. Mais faut-il les garder en format papier, les numériser, ou imprimer les documents électroniques ? Réponse dans cet article.
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Par gain de place, nous pourrions être tentés de scanner tous nos documents importants et de ne les conserver qu’en format numérique. Mais si nous devions présenter l’un de ces documents, aurait-il la même valeur que son original papier ? À l’inverse, doit-on imprimer des documents reçus par email ? Le papier a-t-il plus de valeur ?

Conservation des documents : Sous quel format faut-il les stocker ?


Quels sont les papiers à conserver ?

Pour dresser une liste non exhaustive des documents qu’il est conseillé de garder, on peut citer les contrats, les preuves de règlements, les courriers d’assurances, les relevés bancaires, ou encore les talons de chèque.

Les factures d’eau, d’électricité, de téléphone, les avis d’imposition ou de non-imposition, les bulletins de salaire, les attestations Pôle Emploi, mais aussi les documents relatifs à votre santé doivent également être conservés.

La durée de conservation des documents importants est variable et dépend de leur nature.

Les documents originaux sont en format papier

Une règle simple s’applique pour le stockage de documents importants.

Lorsque vos originaux sont en papier, comme les diplômes, les reçus, les quittances de loyer ou les contrats et qu’ils vous ont été transmis par courrier ou en main propre, il est conseillé de les conserver sous cette forme.

Rien ne vous empêche par ailleurs de numériser ces documents et de les stocker en sécurité sur un « cloud » si vous estimez que cela est utile. Mais sachez que la version numérisée de ces documents est systématiquement considérée comme une copie — au même titre que si vous en faisiez une photocopie — et les orignaux pourraient vous être réclamés.

Les documents originaux vous ont été transmis par internet

Dans une société où nous sommes plus mobiles (déménagements, voyages), le numérique est la solution au stockage des papiers que nous souhaitons conserver.

D’ailleurs, les avis d’impositions, de plus en plus de contrats, et même certains diplômes sont désormais transmis sous format électronique. Ces documents n’ont pas besoin d’être imprimés. Vous pouvez tout à fait les conserver dans votre boite mail, sur un disque dur externe, votre ordinateur ou un espace de stockage en ligne. Ils ont la même valeur juridique qu’un original au format papier. En revanche, la copie papier d’un document dont l’original est électronique est considérée comme une copie.

La durée de conservation des documents numériques est la même que celles des documents papier et dépend du type de document.