Remboursement des déplacements domicile-travail
Le remboursement ou la prise en charge par l’employeur d’une partie des déplacements du domicile vers le lieu de travail de ses salariés est un devoir dans certains cas. Quelles sont les conditions de remboursement ? Pour quels montants ?
Dans quels cas un salarié peut-il bénéficier d’une prise en charge des déplacements domicile-travail ?
Selon l’article L.3261-2 du Code du travail et afin d’encourager les salariés à utiliser les moyens de transports collectifs, un employeur privé a pour obligation légale de prendre en charge 50 % des abonnements aux transports en commun de tous les salariés de son entreprise.
Depuis le 1er septembre 2023, ce pourcentage est passé à 75 % pour les employeurs publics (transports collectifs ou service public de location de vélos).
En parallèle, depuis le 11 mai 2020, les entreprises le souhaitant peuvent également proposer un « forfait mobilités durables » à leurs employés, comme le préconise la loi d’orientation des mobilités (LOM) du 24 décembre 2019. Cela consiste à prendre en charge toute ou partie des frais de transport des salariés par le biais d’une allocation forfaitaire nette d’impôt et de cotisations sociales, dans la limite de 800 euros par an et par salarié.
Autre aide aux transports : l’indemnité kilométrique. Trois barèmes s’appliquent à trois modes de transport, voiture, deux-roues et cyclomoteurs, et permettent aux salariés de bénéficier d’une déduction sur leur impôt sur le revenu.
Qui peut bénéficier de la prise en charge des déplacements domicile-lieu de travail ?
Secteur privé
Tous les salariés et les stagiaires d’une entreprise sont concernés, quels que soient leur statut, leur nombre d’heures travaillées et leur type de contrat.
Pour les salariés en temps partiel, le montant remboursé sera calculé comme suit :
- Nombre d’heures effectuées égales ou supérieures à un mi-temps : la prise en charge sera identique à un salarié en temps complet
- Nombre d’heures effectuées inférieures à un mi-temps : la prise en charge sera calculée en fonction du nombre d’heures par rapport à un contrat à mi-temps.
Secteur public
Attention, dans le secteur public, le montant maximum mensuel ne peut excéder 96,36 euros. De plus, les agents bénéficiant d’une autre indemnisation ou d’un transport gratuit, ceux logés par l’administration et qui n’ont aucuns frais de transport et ceux jouissant d’un véhicule de fonction ne peuvent y prétendre.
Les conditions et les montants pris en charge
Pour les transports en commun
L’employeur privé a pour obligation de rembourser au minimum la moitié de l’abonnement aux transports publics de ses salariés sur la base d’un tarif 2e classe.
L’employeur public doit rembourser 75 % de l’abonnement aux transports en commun ou du service de location de vélo.
Les transports pris par l’employé doivent être les plus courts en termes de temporalité. Dans le cas contraire, l’employeur peut se réserver le droit de calculer le remboursement sur la base du tarif correspondant au trajet le plus direct.
Sont concernés les abonnements multimodaux, annuels, mensuels, hebdomadaires ou à renouvellement automatique pour les transports en commun suivants : trains, bus, métros, tramway et même les vélos (Vélib’, Vélo’v…).
Attention, les remboursements pour des trajets à l’unité ne sont pas concernés par le dispositif. Cependant, ils peuvent entrer en compte via le dispositif « forfait mobilités durables » si l’employeur le souhaite.
Pour en bénéficier, le salarié doit présenter un justificatif permettant de prouver que ce titre lui appartient. Pour les locations de vélos, le titre étant généralement anonyme, une attestation sur l’honneur suffit.
Le remboursement doit être réalisé le plus rapidement possible et au plus tard à la fin du mois suivant l’achat. Pour un abonnement annuel, la somme globale remboursée sera répartie mensuellement. Le montant pris en charge doit obligatoirement être indiqué sur la fiche de paie.
Bon à savoir : l’employeur peut refuser de rembourser un titre de transport si le salarié ne fournit pas de justificatif et/ou s’il bénéficie d’indemnités domicile-travail d’un montant égal ou supérieur à 50 % du titre de transport ou de l’abonnement.
Pour les autres moyens de transport
Secteur privé
Pour tous les autres moyens de déplacement (covoiturage, vélo personnel, location de véhicules partagés individuels, motorisés ou pas comme les trottinettes, scooters, gyropodes, etc.), l’employeur privé est libre d’instaurer ou non le « forfait mobilités durables » dans son établissement. En effet, il s’agit d’une volonté de l’entreprise ou d’un accord collectif interne. Pour en savoir plus, les salariés doivent se rapprocher du service des ressources humaines.
Le forfait mobilités durables permet aux salariés des entreprises privés de bénéficier d’un remboursement forfaitaire variable suivant les structures, mais uniformément plafonné à 800 euros par an et par employé.
Secteur public
Le forfait mobilités durables s’applique aux trois versants de la fonction publique. Les agents doivent utiliser au moins un des moyens de transport ouvrant droit à ce forfait pendant au moins trente jours par an (ou pendant une durée proportionnelle pour les employés à temps partiel ou à temps incomplet).
Pour en bénéficier, les agents doivent fournir une déclaration sur l’honneur avant le 31 décembre de l’année pour laquelle ils demandent le versement du forfait mobilités durables. Le montant du forfait peut atteindre 300 euros.
Cas particuliers
Si des salariés ne disposent d’aucun service de transport public, d’un service irrégulier ou si leurs horaires de travail ne correspondent pas à ceux des transports publics, l’employeur peut décider de leur verser une prime transport ou une indemnité kilométrique.
En 2023, la prime de transport est de 400 euros pour les frais de carburant (600 en Guadeloupe, Guyane, Martinique et à La Réunion et Mayotte ) et de 700 euros pour ce qui est des frais d’alimentation des véhicules électriques, hybrides rechargeables ou hydrogène (900 euros en Guadeloupe, Guyane, Martinique et à La Réunion et Mayotte).
