Entreprise : pourquoi et comment rédiger une charte informatique ?
Dans une entreprise, il est important de fixer les règles applicables aux salariés dans le cadre de l’exercice de leur activité professionnelle. La charte informatique a pour objectif d’encadrer l’utilisation des outils informatiques. Est-elle obligatoire pour une entreprise ? Comment mettre en place une charte informatique ? Où doit-elle être annexée ? Est-elle opposable aux salariés ? Un salarié peut-il être sanctionné s’il ne la respecte pas ? Faisons le point.
Qu’est-ce que la charte informatique ?
Une charte informatique est un document d’entreprise qui permet de :
- fixer les droits et les devoirs du salarié en matière d’utilisation des outils informatiques dans l’entreprise, et notamment limiter leur usage abusif. Le document permet d’encadrer l’utilisation de la messagerie professionnelle, la navigation sur Internet ou le téléchargement de fichiers ;
- déterminer les sanctions applicables en cas de non-respect de la charte.
Chaque entreprise décide de ce qu’elle souhaite intégrer ou non dans le document.
La charte peut par exemple :
- lister les sites web interdits à la navigation depuis le poste de travail du salarié ;
- limiter le nombre de pièces jointes ;
- limiter la taille des pièces jointes ;
- interdire le téléchargement de certains fichiers illégaux ;
- interdire la communication d’un code d’accès personnel à d’autres salariés, etc.
Pourquoi rédiger une charte informatique ?
Pour l’entreprise, la rédaction d’une charte est une façon de :
- sécuriser les données récoltées, traitées et détenues par l’entreprise ;
- informer le salarié sur les règles en matière de traitement et de collecte des données, ainsi que sur l’existence d’outils de surveillance ;
- prévenir l’utilisation abusive d’outils professionnels.
La charte informatique est-elle obligatoire pour toutes les entreprises ?
Si elle n’est théoriquement pas obligatoire, la CNIL (Commission nationale de l’informatique et des libertés) rappelle néanmoins que toute entreprise doit avoir une charte, à partir du moment où elle collecte et traite des données personnelles. Ce document est en effet indispensable pour respecter le RGPD (règlement général sur la protection des données).
Comment mettre en place une charte informatique ?
Chaque charte informatique est unique. Elle dépend du contexte ainsi que des préoccupations organisationnelles de l’entreprise.
Pour rédiger la charte, l’entreprise doit se poser certaines questions, et notamment :
- déterminer les objectifs pour l’entreprise, principalement la sécurisation des données ;
- déterminer la portée pour les utilisateurs ;
- définir les pratiques autorisées ;
- identifier les devoirs du salarié ;
- présenter les mesures de contrôle des collaborateurs ;
- indiquer les sanctions en cas de manquement aux dispositions de la charte.
La CNIL peut accompagner les entreprises dans leur rédaction. Elle a par exemple élaboré des fiches rappelant les bonnes pratiques en matière d’utilisation de la messagerie ou de l’ordinateur professionnels.
L’important est de trouver un juste équilibre entre les intérêts de l’entreprise et ceux des salariés.
Où la charte informatique doit-elle être annexée ?
La charte doit être annexée à l’un ou l’autre des documents suivants :
- le règlement intérieur. La charte a alors la valeur d’un acte réglementaire. Le salarié qui est embauché ne peut refuser son application ;
- le contrat de travail. La charte a une valeur contractuelle. Le salarié peut ainsi refuser qu’elle lui soit applicable. Pour les collaborateurs déjà en place dans l’entreprise au moment de la rédaction de la charte, l’employeur doit rédiger un avenant au contrat de travail afin d’y intégrer le document en question.
En étant annexée au règlement intérieur, la charte a une portée plus large.
Charte informatique : quand est-elle opposable ?
Pour être opposable, la charte informatique doit avoir été portée à la connaissance du salarié, notamment par voie d’affichage ou par le biais de la remise d’un exemplaire à chaque collaborateur.
Les règles diffèrent ensuite selon l’endroit où la charte est annexée :
- au règlement intérieur. La charte doit alors avoir reçu un avis favorable des délégués du personnel dans le cadre du comité social et économique ou du comité d’entreprise. Elle doit ensuite être déposée au greffe du conseil des prud’hommes, puis être transmise à l’inspection du travail ;
- au contrat de travail du salarié. La charte doit avoir été signée par le collaborateur.
Il n’est toutefois pas obligatoire de déclarer la charte informatique à la CNIL.
Quelles sont les sanctions applicables en cas de violation de la charte ?
Les sanctions applicables sont indiquées dans la charte elle-même.
Il peut s’agir notamment :
- d’un blâme ;
- d’un avertissement ;
- d’une mise à pied ;
- d’un licenciement pour faute grave.
Certaines sanctions sont en revanche interdites :
- les amendes ;
- les sanctions discriminatoires ;
- les sanctions disproportionnées ;
les sanctions contraires au Code du travail.
