Récupérer des fiches de paie perdues pour sa demande de retraite

La fiche de paie est un document obligatoirement fourni chaque mois par l’employeur. Il permet de justifier de la rémunération obtenue auprès de divers organismes, notamment de l’Assurance retraite pour le calcul de ses droits à la retraite. Il est donc primordial de conserver son bulletin de salaire le plus longtemps possible. En cas de perte, des solutions existent pour retrouver les informations qu’il contient.

Pourquoi conserver ses bulletins de salaire ?

Il est important de conserver ses fiches de paie à vie, car elles peuvent être demandées dans de nombreuses situations :

• pour obtenir un crédit. En effet, les banques réclament la fourniture de plusieurs bulletins de salaire comme preuves de rémunération afin d’accorder un crédit et d’en définir le montant ;
• pour prouver l’existence d’une relation de travail ;
• pour déclarer ses impôts. Le montant de la rémunération nette à déclarer est indiqué sur la fiche de paie ;
• pour justifier de ses revenus en cas de contrôle de l’administration fiscale ;
• pour constituer un dossier de location. Les bailleurs (propriétaires particuliers, agences immobilières, bailleurs sociaux, etc.) ont besoin de s’assurer que le futur locataire dispose de ressources suffisantes pour s’acquitter du montant du loyer ;
• pour calculer ses droits au chômage. Pôle emploi prend en compte la rémunération touchée sur une certaine période pour calculer le montant des allocations accordées. Ce document est également à fournir chaque mois lors de l’actualisation ;
• pour calculer le montant de sa pension de retraite. La pension de retraite est calculée en fonction de l’ensemble de la carrière de l’assuré. Les caisses de retraite ont donc besoin de la preuve et du montant de sa rémunération pour définir le montant de l’allocation qui sera versée au futur retraité.

Demande de retraite : que faire en cas de perte d’un bulletin de salaire ?

Plusieurs solutions existent pour récupérer un bulletin de salaire perdu ou au moins en retrouver les informations essentielles. Il est possible de s’adresser à son (ex-) employeur, à sa caisse de retraite, à l’URSSAF (Union de recouvrement des cotisations de sécurité sociale et d’allocations familiales) ou, en dernier recours, à sa banque.

Demander à son employeur ou ex-employeur

Un employeur est tenu de conserver les fiches de paie de ses salariés (actuels et anciens) pendant 5nobreak&ans à compter de leur date d’émission, pour les documents en version papier. Quant aux fiches de paie émises en version numérique, depuis 2017, celles-ci doivent être conservées pendant au moins 50 ans ou jusqu’aux 75 ans du salarié, selon l’article D3243-8 du Code du travail.

Attention : l’employeur n’est pas légalement obligé de fournir un duplicata de bulletin de salaire à son salarié ou ancien salarié. Cette mesure est mise en place dans le cadre de contrôles pouvant être effectués par l’Inspection du travail.

S’il ne peut pas fournir ce document, l’employeur peut aussi délivrer une attestation mentionnant le montant de la rémunération sur une période donnée. Cette attestation peut alors être utilisée pour justifier de sa rémunération auprès de divers organismes.

Demander à sa caisse de retraite

Si le bulletin de salaire a été perdu, si l’entreprise n’existe plus ou si l’employeur refuse de fournir un duplicata ou une attestation, il est possible de se tourner vers sa caisse de retraite. En effet, celle-ci peut effectuer une recherche dans ses archives via les Déclarations annuelles des données sociales (DADS) obligatoirement faites par les employeurs.

Demander à l’URSSAF

L’URSSAF étant notamment en charge de la collecte des cotisations et contributions sociales, elle reçoit périodiquement les informations contenues dans les bulletins de salaire. Elle pourra alors fournir aux personnes les demandant les données qui leur sont nécessaires.

Demander à sa banque

En dernier recours, il est possible de justifier ses revenus en s’adressant à sa banque. Cette dernière peut produire un relevé de compte faisant apparaître les versements ou les chèques de salaire reçus sur la période en question. Attention, cette prestation est parfois facturée par l’organisme bancaire, notamment si la personne n’y est plus cliente.

Comment conserver ses fiches de paie ?

Il est impératif de conserver soi-même tous ses bulletins de salaire, car comme vu précédemment, un employeur n’est pas obligé de les fournir à nouveau.

Les fiches de paie papier peuvent être conservées dans un porte-document, classées par employeur et/ou par date d’émission afin de les retrouver facilement. Pour éviter l’accumulation de papier, pouvant générer des problématiques de poids, d’espace et de sécurisation, il est recommandé de les scanner.

Les versions numériques peuvent alors être stockées dans le cloud, dans un coffre-fort numérique. Pour cela, plusieurs solutions existent, comme NordLocker, MyPeopleDoc ou CecurCrypt. La Poste propose également une solution de coffre-fort numérique avec Digiposte, tout comme Microsoft avec le coffre-fort de son cloud Onedrive.