Fiche de paie : comment et pourquoi la vérifier ?

La fiche de paie est un document légal qu’il est obligatoire pour un employeur de délivrer chaque mois à ses salariés. Il est important de contrôler son bulletin de salaire afin de déceler rapidement toute erreur qui pourrait par la suite être préjudiciable. Il est également nécessaire de le garder le plus longtemps possible. Dans ce cadre, l’employeur est tenu d’en conserver les copies papier pendant au moins 5 ans et les exemplaires dématérialisés pendant 50 ans ou jusqu’aux 75 ans du salarié.

Que contient la fiche de paie ?

Malgré une simplification apportée en 2018, le contenu du bulletin de salaire reste complexe à appréhender et laisse de nombreuses personnes dubitatives. Comportant plus d’une trentaine de lignes et de nombreuses mentions obligatoires, il est néanmoins possible d’identifier les 6 grandes parties qui facilitent sa lecture : l’identification des parties, le salaire brut, les cotisations (la plus grosse partie), le salaire net, le prélèvement à la source et le solde de congés payés.

1. Les identifications de l’employeur et du salarié

Afin de bien définir les contours de la fiche de paie, il est nécessaire d’identifier dans un premier temps les parties en jeu. Ici, il s’agit de l’employeur (qui peut être une personne physique ou morale) et de l’employé. Cette rubrique détaille également les règles de rémunération, notamment en fonction de la convention collective, de la base de calcul de la rémunération et du niveau hiérarchique du salarié.

Partie relative à l’employeur

La partie relative à l’identification de l’employeur comporte :

• le nom et l’adresse de l’entreprise ;
• son code APE ou code NAF ;
• son numéro de SIRET ;
• la convention collective ou la référence au Code du travail concernant les congés payés et le délai de préavis de cessation de relation de travail.

Partie relative au salarié

Le salarié est également identifié et son cadre de rémunération est précisé avec les éléments suivants :

• le nom du salarié ;
• son niveau ou coefficient hiérarchique dans sa classification professionnelle ;
• son numéro de matricule, le cas échéant ;
• la période de travail concernée ;
• le nombre d’heures de travail à taux normal et en heures supplémentaires effectuées ;
• la nature et le volume du forfait, seulement pour les salariés au forfait (en heures ou en jours) ;
• la nature de la base de calcul du salaire, s’il ne s’agit pas de la durée de travail.

2. La rémunération brute

Le premier élément de rémunération à prendre en compte pour comprendre la fiche de paie est le salaire brut. Il s’agit de la rémunération du salarié pour le travail accompli, avant toutes les déductions de cotisations et contributions salariales. C’est généralement sur cette base qu’est négocié le salaire de l’employé lors de son embauche.

Dans cette rubrique, on ajoute au salaire brut les heures majorées (le travail de nuit, le dimanche, les heures supplémentaires), les primes et les bonus. Il peut notamment s’agir :

• de la prime d’ancienneté ;
• d’une prime de vacances ;
• d’une prime exceptionnelle ;
• d’avantages en nature (véhicule de fonction, matériel informatique, téléphone, etc.).

Les absences pour maladie ou congé sont quant à elles déduites, mais sont généralement compensées par les indemnités de l’Assurance maladie ou le solde de congés payés. Cette somme (salaire brut + primes + heures majorées + bonus + absences) ainsi établie constitue la rémunération brute du salarié. Il convient ensuite d’en déduire les diverses cotisations salariales pour obtenir la rémunération nette.

3. Les cotisations et autres déductions ou versements

La plus grande partie du bulletin de salaire est constituée des différentes cotisations salariales et patronales. Celles-ci sont détaillées en 6 catégories liées à :

• la santé ;
• la retraite ;
• la famille ;
• le chômage ;
• les accidents du travail ;
• les maladies professionnelles.

La part salariale

La part salariale est la somme des cotisations et contributions du salarié, calculées selon un pourcentage de la rémunération brute (totale ou partielle). Les différentes cotisations du salarié sont destinées à :

• l’Assurance Maladie ;
• la Sécurité sociale vieillesse (plafonnée et déplafonnée) ;
• l’assurance chômage ;
• la retraite complémentaire ;
• l’AGFF (Association pour la gestion des fonds de financement) ;
• la prévoyance ;
• la Garantie de maintien de salaire ;
• la CSG (Contribution sociale généralisée) déductible et non déductible ;
• la CRDS (Contribution au remboursement de la dette sociale) non déductible).

La part patronale

La part des cotisations et contributions patronales est la somme due par l’employeur. Elle est destinée à financer :

• l’Assurance Maladie ;
• la CSA (Contribution solidarité autonomie) ;
• les allocations familiales ;
• le dialogue social ;
• les accidents du travail ;
• le FNAL (Fonds national d’aide au logement) ;
• la mobilité et les transports ;
• l’Assurance chômage ;
• l’AGS (Assurance garantie des salaires) ;
• la mutuelle ;
• le forfait social ;
• la formation professionnelle ;
• la CPF-CDD (Contribution de financement du compte personnel de formation pour les salariés en CDD) ;
• la taxe d’apprentissage.

À noter : ces cotisations font l’objet d’une colonne à part. Elles ne sont pas prises en compte dans le calcul de la rémunération nette du salarié, mais permettent à l’employeur de calculer la part de charges qui lui incombe.

Les autres versements

Dans la rubrique dédiée aux cotisations et contributions sont ajoutés les versements nets non soumis à cotisations. Ce sont, par exemple, les notes de frais, les frais de transport en commun, les indemnités kilométriques, etc.

4. Le salaire net (avant impôt)

Vient ensuite la rémunération nette du salarié. Il s’agit du salaire avant le prélèvement à la source des impôts sur le revenu. Le salaire net est la somme de la rémunération brute et des diverses indemnités à laquelle il faut soustraire le montant total des cotisations et contributions salariales ainsi que d’autres retenues, comme les titres restaurant.

À compter du 1er juillet 2023, le montant net social doit figurer sur la fiche de paie du salarié. Il s’agit du revenu net après déduction de l’ensemble des prélèvements sociaux obligatoires.

5. Le prélèvement à la source et le net à payer

Une rubrique dédiée au prélèvement à la source doit clairement apparaître sur la fiche de paie. Ce prélèvement est effectué sur le salaire net (revenu imposable) selon un pourcentage établi par l’administration fiscale ou personnalisé par le salarié.

Cette dernière déduction faite sur le salaire net imposable du salarié donne finalement le « net à payer ». Il s’agit du montant effectivement versé ou remis au salarié.

6. Le solde de congés payés

La dernière rubrique qu’il est obligatoire de faire apparaître sur la fiche de paie concerne le solde de congés payés. On y retrouve le solde de l’année en cours et celui de l’année précédente (N-1). Le solde pour chaque période est simplement calculé en déduisant le nombre de congés pris de ceux acquis. Ce détail doit également apparaître pour les RTT (Réduction du temps de travail), si le salarié en bénéficie.

Avant d’entamer les congés de l’année en cours, le compte de l’année N-1 doit être entièrement soldé.

Que faire en cas d’erreur sur la fiche de paie ?

Il est possible de demander la rectification d’une erreur sur un bulletin de salaire. Il est d’autant plus important d’y être attentif que ce document fait foi auprès de différents organismes, comme l’administration fiscale ou Pôle emploi. Le salarié dispose d’un délai de 3 ans à compter de la date de remise de la fiche de paie pour la contester ou signaler une erreur.

Les erreurs les plus courantes concernent généralement le montant du salaire (parfois favorable au salarié), le montant des cotisations, l’ancienneté, le nombre d’heures travaillées, le nombre de congés payés cotisés ou pris, etc.

Pour les corriger, il convient de contacter son employeur. Ce dernier proposera généralement au salarié de rectifier les erreurs sur la prochaine fiche de paie. Autrement, une nouvelle fiche de paie pourra être établie en remplacement.

Il est très probable qu’une erreur commise en la défaveur du salarié soit rapidement corrigée par l’employeur, mais si ce n’est pas le cas il est possible de saisir le Conseil de prud’hommes. Il s’agit en effet de l’autorité judiciaire compétente pour régler les conflits entre employeurs et employés, liés au contrat de travail de droit privé.