Copropriété : Liste des documents à mettre en ligne par les syndics professionnels
Bien que la loi oblige les syndics professionnels à mettre des documents propres à la gestion des immeubles ou lots sur un extranet, beaucoup ne semblent pas s’y contraindre. Un décret vient d’être signé pour une application d’ici juillet 2020. Explications.
La mise à disposition de documents sur un espace sécurisé
D’après la loi ELAN du 23 novembre 2018, les syndics de copropriété professionnels doivent dématérialiser un certain nombre de documents. Il s’agit principalement de ceux concernant la gestion de l’immeuble. Cette mise en ligne permet alors aux copropriétaires et au conseil syndical de pouvoir les consulter à tous moments.
Un grand nombre de professionnels ne respecte pourtant pas la loi en vigueur. Pour les contraindre à tenir leurs obligations, le décret du 23 mai 2019 a été voté. Il sera applicable dès le 1er juillet 2020 et vise à rendre obligatoire la dématérialisation de quelques documents bien précis par les syndics.
Pourquoi ces documents doivent-ils être partagés ?
Le conseil syndical est élu par l’assemblée générale. Il a un rôle d’intermédiaire entre les copropriétaires et le syndic. C’est à ce titre qu’il a le droit d’avoir connaissance de tous les documents se rapportant à la gestion et l’administration de la copropriété.
Malgré tout, certaines ressources dites « stratégiques » ne sont que très rarement diffusées au conseil syndical. La loi du 10 juillet 1965 a alors été complétée par la loi ELAN, elle-même appuyée par le décret du 23 mai 2019, afin de faire respecter le cadre légal.
Quels sont les documents concernant la gestion de l’immeuble à mettre en ligne ?
Les documents devant figurer dans l’extranet à destination des copropriétaires doivent être accessibles par tous et à n’importe quel moment. Voici la liste des documents en cours de validité devant y être introduits :
- le règlement de copropriété comprenant l’état descriptif de division et les actes les modifiant, s’ils ont été publiés
- la dernière fiche synthétique de la copropriété, réalisée par le syndic en charge, comme le préconise l’article 8-2 de la loi du 10 juillet 1965
- le carnet d’entretien de bâtiment et les divers diagnostics techniques pour les parties communes
- les contrats d’assurance du bâtiment en question, au nom du syndicat des copropriétaires
- les contrats et marchés, signés par le syndic, au nom du syndicat de copropriétaires (sauf contrats de travail des préposés)
- les contrats d’entretien et de maintenance des équipements communs
- les trois derniers procès-verbaux des dernières assemblées générales
- les devis de travaux validés par les assemblées générales
- le contrat de syndic
Certains documents concernant les lots des copropriétaires doivent également être dématérialisés
Là encore, le syndic a des obligations envers ses copropriétaires, selon le décret n° 2019-502 : art.2. Voici la liste des documents à fournir dès le 1er janvier 2020, sur un espace sécurisé dont chaque copropriétaire aura un accès personnel :
- le compte individuel du copropriétaire, arrêté après validation des comptes du syndicat par l’assemblée générale annuelle
- le montant des charges courantes prévu au budget prévisionnel et celui des charges hors budget prévisionnel des deux précédents exercices comptables clôturés et payés par le copropriétaire
- le montant de la part du fond de travaux correspondant au lot du copropriétaire, arrêté après validation des comptes du syndicat par l’assemblée générale annuelle, le cas échéant
- les avis d’appels de fonds envoyés au copropriétaire durant les 3 années précédentes
Qu’en est-il pour les documents à l’attention du conseil syndical ?
Seuls les membres du conseil syndical ont un droit de visu sur ces pièces, durant l’exercice de leur mission d’assistance et de contrôle, comme le définit article 21 de la loi du 10 juillet 1965. Voici de quoi il s’agit :
- les balances générales des comptes du syndicat des copropriétaires de l’exercice échu
- le relevé général des charges et produits de l’exercice échu
- les relevés de comptes bancaires séparés, ouverts au nom du syndicat des copropriétaires
- les assignations en justice délivrées au nom du syndic, concernant les procédures judiciaires en cours, ainsi que les décisions de justice toujours en vigueur
- la liste de tous les copropriétaires, détenue par le syndic
- la carte professionnelle du syndic
- l’attestation d’assurance de responsabilité civile professionnelle du syndic et l’attestation de garantie financière toujours valide
Que se passe-t-il si le syndic ne met pas les documents à disposition ?
Le conseil syndical de l’immeuble se doit de demander les documents manquants au syndic. Celui-ci dispose alors d’un mois pour les mettre à disposition sur l’espace sécurisé. Si tel n’est pas le cas, il encourt une amende de 15 € minimum par jour de retard, comme le précise l’article 203 de la loi ELAN.
Sans réponse de la part du syndic dans un délai de trois mois, les pénalités de retard seront alors imputées sur les honoraires de base du syndic. Elles devront apparaître en tant que produits exceptionnels au « compte 714 — produits divers ».
Toutefois, le décret ne précise pas les modalités d’application. En ce sens, c’est donc au conseil syndical de prouver sa bonne foi, en traçant ses envois de courriers par recommandé accusé de réception. Cela permettra alors de définir à partir de quelle date les pénalités financières courent.
