Télétravail : l'employeur doit-il rembourser les frais ?
L’ordonnance du 22 septembre 2017 a contribué à démocratiser le télétravail tout en semant le doute sur ce qui relève d’une prise en charge de l’employeur. Le guide du télétravail diffusé par le Ministère du travail en pleine épidémie de Covid-19 est venu renforcer l’ambiguïté. Pour les professionnels de la justice, il n’y a aucun doute. Il s’agit bel et bien d’une obligation générale de l’employeur de prendre en charge les frais professionnels liés à une fonction, que celle-ci s’exerce dans l’entreprise ou à distance.
Les différents frais du télétravail
En premier lieu, l’employeur doit mettre à votre disposition le mobilier (bureau, fauteuil adapté, lampe de bureau, etc.) ainsi que le matériel informatique (ordinateur, imprimante, etc.) nécessaires pour réaliser vos missions, à distance. Si vous ne disposez pas de ce matériel à votre domicile et que vous devez l’acheter, votre employeur ne peut refuser de vous le rembourser.
L’achat de fournitures (encre, ramettes de papier, etc.) doit vous être également remboursé. Il en est de même pour la connexion internet ou le forfait de téléphone. En revanche cela peut s’avérer compliqué si vous disposez, à titre personnel, de connexions et forfaits illimités car il sera alors difficile de quantifier la part utilisée pour vos besoins professionnels.
Il est également possible de faire valoir des frais d’occupation (loyer, assurance habitation, frais de chauffage ou d’électricité, etc.) liés à l’utilisation de votre domicile dans le cadre professionnel. L’employeur peut également avoir à prendre en charge une éventuelle extension de garantie ou encore un audit de l’installation électrique, pour le cas où certains assureurs en ferait la demande. Mais attention, ce type de prise en charge particulière est valable uniquement dans le cas où votre employeur ne mettrait pas de local à votre disposition. Pour ce qui est du télétravail réalisé exceptionnellement durant l’épidémie de Covid-19, la prise en charge de ces frais n’est pas justifiée si des locaux professionnels sont mis à votre disposition par votre employeur en temps normal.
Pour d’autres types de frais comme les frais de transport, l’article L1222-9 du Code du travail stipule que « le télétravailleur a les mêmes droits que le salarié qui exécute son travail dans les locaux de l'entreprise ». Ainsi, un salarié en télétravail pourra bénéficier de la prise en charge légale à hauteur de 50% de son abonnement de transport. Évidemment, le salarié placé en télétravail à 100% pour cause de covid-19, qui n’utilise plus son abonnement de transport pour se rendre sur son lieu de travail ne pourra pas exiger le maintien de cette prise en charge. Hormis s’il dispose d’un abonnement annuel en cours, qui devrait être pris en charge de manière automatique.
Cet article L1222-9 du Code du travail est applicable également pour les tickets restaurants. Le salarié en télétravail pourra en bénéficier au même titre que les travailleurs qui exercent en présentiel. En revanche rien n’est prévu dans les textes pour le cas des salariés bénéficiant habituellement de cantines d’entreprise.
Modalités de remboursement
Comme indiqué par l’Urssaf, vos frais peuvent vous être remboursés sous forme d’allocation forfaitaire « exonérée de cotisations et contributions sociales dans la limite globale de 10 € par mois, pour un salarié effectuant une journée de télétravail par semaine ». Cette allocation augmente de 10 € par nombre de jour télétravaillé par semaine soit « 20 € par mois pour un salarié effectuant deux jours par semaine, 30 € pour 3 jours par semaine… ».
Si vos dépenses dépassent ces forfaits vous pouvez également demander un remboursement des frais réels qui sera lui aussi exonéré des cotisations sociales, sur présentation des factures justificatives.
Pour en savoir plus, vous pouvez consulter le guide d’évaluation des frais engagés par le salarié en télétravail sur le site internet de l’URSSAF.
Documents de références et interlocuteurs
Dans votre entreprise, le télétravail peut être encadré par un accord collectif ou une charte. Si ce n’est pas le cas, vous pouvez vous renseigner auprès des services RH et comptabilité de votre entreprise ou encore auprès de votre CSE (Comité social et économique).
Dans la fonction publique, le télétravail est encadré de diverses manières selon la fonction que vous occupez : arrêté ministériel, délibération ou décision du directeur d’établissement pour les fonctions hospitalières.
