DPAE : tout savoir sur la déclaration préalable à l'embauche
Recruter un nouveau collaborateur implique bien plus que de signer un contrat de travail. Avant même le premier jour de prise de poste, l’employeur doit accomplir une formalité administrative essentielle : la déclaration préalable à l’embauche. La DPAE, c’est son nom, est un passage obligé pour tout recrutement relevant du régime général de la Sécurité sociale. Méconnue des employeurs qui embauchent pour la première fois, elle conditionne pourtant l’ouverture des droits sociaux du salarié, la couverture de l’entreprise en cas d’accident, et le bénéfice d’éventuelles exonérations de cotisations. Tour d’horizon complet de ce que tout employeur doit savoir sur la DPAE.
Qu’est-ce que la DPAE ?
Avant d’accueillir un nouveau salarié dans son entreprise, tout employeur doit accomplir une formalité incontournable : la déclaration préalable à l’embauche, plus connue sous l’acronyme DPAE. Cette démarche, obligatoire et gratuite, s’effectue auprès de l’Urssaf et centralise en une seule transmission plusieurs obligations administratives liées au recrutement.
Concrètement, la DPAE permet à l’employeur de s’immatriculer auprès de l’Urssaf lors de sa première embauche, d’affilier son salarié à la Caisse primaire d’assurance maladie (CPAM), de s’inscrire au régime d’assurance chômage géré par France Travail, et d’initier une demande d’adhésion à un service de santé au travail ainsi qu’une demande de visite médicale d’embauche.
Du côté du salarié, la DPAE conditionne l’ouverture de l’ensemble de ses droits sociaux. Pour l’employeur, elle constitue également une protection : en cas d’accident du travail survenu dès le premier jour, c’est elle qui garantit la couverture de l’entreprise. Enfin, elle conditionne le bénéfice de certaines exonérations de cotisations sociales.
Quels employeurs et quels salariés sont concernés ?
La DPAE s’impose à tous les employeurs du secteur privé, quel que soit leur secteur d’activité. Les associations souhaitant recruter du personnel salarié y sont également soumises, tout comme les entreprises de travail temporaire (ETT) et les groupements d’employeurs, pour leurs salariés permanents comme pour les intérimaires ou les salariés mis à disposition.
Du côté des salariés, la règle est large : tout recrutement relevant du régime général de la Sécurité sociale déclenche l’obligation de déclaration. Cela couvre les CDI, les CDD, les contrats d’apprentissage, les contrats saisonniers, mais aussi les contrats de très courte durée ou les missions d’extra. Le fait qu’un salarié ait déjà travaillé pour l’entreprise ne dispense pas l’employeur de renouveler la démarche.
Dans quel délai effectuer la DPAE ?
Le calendrier est strict : la DPAE doit être transmise à l’Urssaf compétente au plus tôt huit jours avant la prise de poste, et au plus tard avant le début effectif du contrat, période d’essai comprise. Il n’existe aucune tolérance pour une déclaration réalisée après l’embauche.
L’Urssaf compétente est celle dont dépend l’établissement dans lequel le salarié sera employé. Pour les entreprises ayant opté pour le versement en lieu unique (VLU), il convient de ne pas confondre : la DPAE doit être adressée à l’Urssaf du lieu de travail réel du salarié, et non à l’Urssaf VLU.
Comment réaliser la déclaration ?
La DPAE s’effectue exclusivement en ligne. Deux plateformes sont disponibles selon la situation de l’employeur :
- due.urssaf.fr : à utiliser pour une première embauche, afin d’ouvrir un compte employeur ;
- net-entreprises.fr : pour les déclarations suivantes. Ce service est gratuit et sécurisé.
Les employeurs ayant transmis plus de 50 DPAE au cours de l’année civile précédente ont l’obligation légale d’utiliser l’une de ces deux plateformes. Tout manquement à cette obligation expose l’entreprise à une pénalité équivalente à 0,5 % du plafond mensuel de la Sécurité sociale.
Quelles informations renseigner dans la DPAE ?
La déclaration comporte plusieurs champs obligatoires. L’employeur doit y indiquer :
- la dénomination sociale de l’entreprise ou ses nom et prénom (pour un particulier employeur) ;
- le code NAF (APE), le numéro Siret et l’adresse de l’établissement concerné ;
- le service de santé au travail de rattachement ;
- les informations d’identité du salarié : nom, prénom, date de naissance, commune et département de naissance, et si disponible, son numéro de Sécurité sociale ;
- la date et l’heure d’embauche prévues ;
- les caractéristiques du contrat (type, durée).
Si le salarié ne dispose pas encore de numéro de Sécurité sociale ni de numéro d’immatriculation d’attente (NIA), la DPAE reste valide et sera traitée normalement.
Qui est dispensé de DPAE ?
Deux catégories de personnes échappent à l’obligation de déclaration :
- Les stagiaires, qui ne relèvent pas du régime salarié et ne nécessitent donc aucune DPAE.
- Les volontaires du service civique, dont le contrat de collaboration est régi hors du Code du travail.
Par ailleurs, certaines situations de continuité professionnelle exemptent l’employeur d’une nouvelle déclaration. C’est notamment le cas lors d’une fusion-absorption ou d’une reprise d’entreprise, si les salariés conservent leur poste sans interruption de travail (hors congés). De même, le renouvellement d’un CDD ou le passage d’un CDD à un CDI sur le même poste, sans interruption entre les deux contrats, ne nécessite pas de nouvelle DPAE.
Quelles sanctions en cas d’absence de DPAE ?
Ne pas réaliser la DPAE avant une embauche expose l’employeur à un triple risque.
Sur le plan civil, l’Urssaf peut procéder à la régularisation des cotisations sociales qui n’ont pas été acquittées du fait de l’absence de déclaration.
Sur le plan administratif, une pénalité forfaitaire correspondant à 300 fois le taux horaire du minimum garanti peut être appliquée.
Sur le plan pénal, l’absence délibérée de DPAE est assimilée à un délit de travail dissimulé par dissimulation d’emploi salarié. Les peines encourues sont alors :
- pour une personne physique : jusqu’à 45 000 € d’amende et 3 ans d’emprisonnement ;
- pour une personne morale : jusqu’à 225 000 € d’amende et un placement sous surveillance judiciaire.
Les donneurs d’ordre et maîtres d’ouvrage sont également exposés à des sanctions spécifiques s’ils font appel à des prestataires qui n’ont pas respecté cette obligation.
