Les documents délivrés par l’employeur au moment de se séparer d’un employé

Pour justifier de sa période d’emploi, des justificatifs doivent obligatoirement être remis à l’employé en fin d’activité. Faisons le point sur les obligations administratives de l’employeur : certificat de travail, reçu pour solde de tout compte, attestation pôle emploi.

En cas de perte d’emploi, un certain nombre de documents doivent être remis par l’employeur au salarié afin qu’il puisse justifier de sa période d’activité. Découvrez quels sont ces justificatifs, à qui ils sont remis et dans quelles circonstances ?

Les documents délivrés par l’employeur au moment de se séparer d’un employé

Les modalités de fin de contrat de travail

Des formalités administratives incombent aux employeurs quand ils se séparent d’un salarié. Les entreprises et les particuliers employeurs doivent remettre des documents à leurs employés quand ils s’en vont, et ce, quelles que soient les circonstances.

Cette obligation s’applique donc aux départs « prévus, comme en fin de période d’un CDD ou d’un contrat d’apprentissage et pour les candidats à la retraite. Mais également aux départs “négociés” dans le cadre d’une rupture conventionnelle et ceux » inattendus », consécutifs à une démission ou un licenciement.

Notez que dans un contexte de licenciement économique, c’est le liquidateur judiciaire qui procède à la remise des justificatifs d’emploi.

Les documents à remettre par l’employeur aux employés

Le certificat de travail

Le certificat de travail est le document, signé par l’employeur ou son représentant, qui atteste d’une activité sur une période effective. Il mentionne les dates de début et de fin de contrat (période d’essai comprise) ainsi que les fonctions exercées. Quand plusieurs postes ont été occupés, chaque période doit être détaillée. Le certificat doit aussi stipuler, quand c’est le cas, si le salarié garde le bénéfice d’une mutuelle ou d’un contrat de prévoyance.

Ce document doit être obligatoirement remis au moment du départ. À titre exceptionnel, il peut être envoyé au plus tard, en même temps que le bulletin de paie. C’est le cas notamment quand la période d’essai est rompue sans préavis ou en cas de décès du salarié (le certificat de travail doit être transmis aux ayants droit).

Le reçu de solde de tout compte

Il s’agit d’un état récapitulatif de toutes les sommes que perçoit le salarié à son départ de l’entreprise. Il recense les indemnités de préavis, de rupture, de congés payés, les éventuelles primes (ou reliquats) et le montant du salaire en cours. Le reçu doit être daté et remis avec le bulletin de paie, en double exemplaire pour signature.

Si le salarié est en désaccord avec son solde de tout compte et ne le signe pas, dans ce cas, il ne reçoit pas les sommes en question. Il aura 6 mois pour envoyer une réclamation à son patron, par courrier avec accusé de réception, ou intenter une action en justice.

L’attestation Pôle Emploi

Ce document est primordial pour un salarié devant s’inscrire au chômage. Cette attestation lui est remise au moment du départ (et pas après). C’est grâce à elle qu’est calculée l’allocation de retour à l’emploi (ARE).

L’employeur peut se procurer un imprimé en ligne sur l’espace qui lui est dédié. Il doit saisir ledit document en ligne, à défaut, le pré-remplir, l’imprimer, et envoyer rapidement l’exemplaire destiné au Pôle emploi Centre de traitement — BP 80 069 - 77 213 Avon Cedex. Dans tous les cas, un exemplaire doit être donné au candidat au départ.

Les exceptions

L’attestation Pôle Emploi n’est pas nécessaire en fin de mission intérim. Les relevés de missions fournis par l’agence font foi pour le calcul de l’ARE en cas de chômage. Pour les intermittents du spectacle, du cinéma ou de l’audiovisuel, c’est l’attestation employeur mensuelle (AEM) qui est le document de référence.

Enfin, notez que dans certaines associations, l’attestation n’est donnée que sur demande du salarié.

Les sanctions pour les employeurs en cas de manquement à leurs obligations

Une contravention de 4e classe est prévue pour les employeurs qui dérogent à leurs obligations. L’amende peut aller jusqu’à 750 € pour les personnes physiques (les particuliers-employeurs) et 3750 € pour les personnes morales.

 




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